Excel is onze grootste concurrent

In 2017 zagen Jeroen Mensink en zijn twee compagnons bij ERP-aanbieder Unit4 iets dat ze niet meer konden negeren: bij vrijwel elke klant lag het planningsprobleem niet bij het ERP-systeem, maar bij de stapel Excel-bestanden, post-its en planborden eromheen. Iedereen kende het, niemand had het opgelost. Dat werd de aanleiding om vPlan te beginnen. Bijna tien jaar later is vPlan een gevestigde naam in visuele planning, werkt het samen met Blinqx, en staat de lancering van planningsassistent Byte voor de deur.

Iedereen kende het probleem, alleen niemand had het opgelost

"vPlan staat voor visueel plannen," vertelt Jeroen. "Met mijn twee compagnons Michiel en Michel zijn we in 2017 begonnen Michiel op de techniek, Michel op het commerciële verhaal, en ik op het product." De directe aanleiding kwam van een oud-collega. "Hij had bij een maatwerkclub voor één klant een planningsoplossing bovenop een ERP-systeem gebouwd. Dat sloeg goed aan. De ERP-leverancier was dolenthousiast, maar het was maatwerk, niet schaalbaar. Hij wist dat wij wilden ondernemen, en heeft een lijntje uitgegooid."

In de eerste jaren richtte vPlan zich op productiebedrijven. Later kwamen zakelijke dienstverlening, bouw en accountancy. "Wat ons opviel: dezelfde patronen komen overal terug. De rode draad is uren en resources op de juiste plek krijgen. Of die nu naar een productielijn gaan of naar het samenstellen van een jaarrekening, het probleem is hetzelfde."

Wanneer planning verandert van administratie in strategie

De grootste verschuiving die Jeroen ziet bij kantoren: planning verandert van administratieve last in strategisch instrument. "Personeelskrapte, consolidatie, strengere regelgeving. Kantoren moeten meer werk verzetten met dezelfde of minder mensen. Dat vraagt om scherp inzicht in wie wat doet, wanneer iets af moet, en waar de capaciteit zit."

"Bij sommige kantoren zijn mensen druk, maar zie je dat niet terug in de cijfers. Dan is het een gevoel. Andersom kan ook: mensen denken dat het meevalt, terwijl de planning op 130 procent staat. Wat wij doen is dat gevoel hard maken."

Een vraag die hij regelmatig krijgt: blijft er straks nog een rol voor een planner over? "In veel kantoren werkt vandaag geen aparte planner. De verantwoordelijkheid ligt verdeeld over partners, managers en accountants. Waar nu drie mensen iets aan planning doen, kan dat straks bij één persoon liggen, ondersteund door AI. De verantwoordelijkheid voor het dossier blijft bij de accountant."

Excel als grootste concurrent

Wat Jeroen nog steeds verbaast, is dat Excel nog altijd de werkelijke standaard is voor planning. "Excel is geen slecht programma, integendeel. Maar voor planning loopt het op een gegeven moment vast. Het is onze grootste concurrent, en tegelijk ons grootste argument."

Het probleem zit volgens hem in vier dingen tegelijk. "Eén: Excel groeit niet met je mee. Zodra een kantoor groeit, meerdere vestigingen krijgt of personeelswisselingen kent, wordt het een bron van frustratie. Twee: de kennis ligt vaak bij één persoon. Wanneer die uitvalt, valt het hele planningsproces stil. Drie: een Excel toont planning altijd op één manier. Iedereen kijkt door hetzelfde venster, ongeacht wat hij nodig heeft. En vier: een Excel-planning wordt vaak in oktober gemaakt voor het hele jaar, en na drie maanden kijkt niemand er meer naar."

"In vPlan ziet een medewerker zijn taken op weekniveau, en een manager of partner in één oogopslag de capaciteit over zes maanden. Iedereen werkt vanuit hetzelfde systeem, maar ziet wat voor hem telt. En de planning blijft levend, in plaats van een document dat in januari is vergeten."

Een principe dat hij zijn klanten meegeeft, gaat haaks op wat veel kantoren intuïtief doen. "Plan nooit 100% vol. Planning is dynamisch. Volgende week verandert je planning alweer: een klant levert niet aan, een medewerker valt uit, een aangifte komt eerder dan verwacht. Wie 100% volplant, werkt tegen zichzelf in."

"Plan nooit 100% vol. Planning is dynamisch."

Welke AI bouw je wel, en welke juist niet?

"Ongeveer twee jaar geleden zijn we intern met AI begonnen. Wat ik daarbij belangrijk vond, is wat we juist níet wilden bouwen. Geen samenvattingen, geen vertalingen, geen generieke schrijfhulpjes. Daar zijn andere tools goed in, en daar zit voor onze gebruikers de winst niet. De vraag die wij onszelf stelden was: welke planningsvragen kosten dagelijks de meeste tijd, en zijn juist met bestaande tools moeilijk te beantwoorden? Capaciteit, beschikbaarheid, volgordelijkheid van taken. Dáár voegen wij met AI echt iets toe.”

Het resultaat is Byte, de planningsassistent die binnenkort in beta gaat. "Byte is een intelligente agent binnen vPlan die planners helpt om sneller inzicht te krijgen, capaciteit te bewaken en beslissingen te nemen op basis van data in plaats van gevoel. Denk aan vragen als: wie heeft volgende week nog ruimte voor vijf uur werk? Hoe ziet onze capaciteit eruit in juli? Welke projecten lopen achter op schema? Byte geeft daar direct antwoord op, zonder dat je door allerlei overzichten hoeft te scrollen."

Jeroen is bewust over wat AI vandaag nog niet kan. "Als je nu aan een AI vraagt: maak een perfecte jaarplanning, dan gaan de eerste dertig regels goed, maar de eenendertigste regel maakt een foutje. Daar zit nog werk, zeker als er heel veel data over de lijn gaat. Daarom werken we met wat wij human in the loop noemen: Byte stelt voor, jij beslist. De accountant blijft eindverantwoordelijke voor zijn dossiers. Wij voegen versnelling toe waar dat kan."

De richting is duidelijk. "Uiteindelijk gaan we naar agentic werken: Byte vraagt niet meer, maar weet al. Een medewerker valt uit? Byte heeft de taken al herverdeeld over de andere drie collega's, rekening houdend met capaciteit, deadlines en competenties. Dan komt het voorstel niet meer als vraag, maar als gedaan werk dat je nog goedkeurt."

Naast Byte heeft vPlan ook een MCP beschikbaar — een Model Context Protocol dat AI-tools van buiten vPlan veilige toegang geeft tot planningsdata. "Een AI-assistent in je werkomgeving kan vragen stellen aan vPlan, taken aanmaken, capaciteit controleren, zonder dat je in vPlan zelf hoeft te zijn. Als één verbonden ecosysteem."

"Niet meer vragen, maar weten en doen. Daar gaat AI naartoe."

De rol van vPlan binnen het Blinqx-platform

"Wij zitten bewust aan het einde van de softwaretrein. Daar waar het werk echt uitgevoerd moet worden. Klantdata, dossierstatus, fiscale deadlines, projectafspraken — al die informatie heeft uiteindelijk één doel: zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment de juiste taak oppakt."

De integratie met Simplicate is het meest concrete voorbeeld. "Diensten en uren worden automatisch opgehaald; in vPlan ga je er fijnmazig mee plannen, met statusupdates en voortgang. Repeterende planning is daarin belangrijk: BTW-aangiftes die elk kwartaal terugkomen kun je automatisch laten plannen, zodat je een halfjaar vooruit al weet hoe de capaciteit eruitziet. De tijdregistratie loopt terug naar Simplicate voor de nacalculatie."

"Als planning, fiscale aangifte, CRM en projectadministratie écht aan elkaar geknoopt zijn, verdwijnt de kloof tussen wat er moet gebeuren en wie dat wanneer oppakt. Een accountant hoeft niet meer te schakelen tussen vier systemen om een week te plannen. De data stroomt door, de planning past zich aan, de uitvoering sluit aan. Dat is het verschil tussen software die naast elkaar bestaat, en software die samenwerkt."

Planning is geen monster. planning is de motor van je bedrijf

Het planningsmonster: "zo noemen sommige accountants planning. Het wordt gezien als last, iets administratiefs, iets dat afleidt van het echte werk. Ik zie het tegenovergestelde. Planning is de motor van je bedrijf. Hoe beter je het inricht, hoe meer focus je houdt op wat er echt toe doet: het advies, de klant, het vakwerk."

"Ik hoop dat we de komende jaren zorgen dat het werk leuker wordt. Niet door het werk te vervangen, maar door alles eromheen lichter te maken. De administratieve rompslomp — het zoeken, het schuiven, het opnieuw beginnen omdat iemand een Excel niet heeft bijgewerkt — dat moet eraf."

"Een accountantskantoor waar je in seconden weet hoe het ervoor staat. Waar je met je medewerkers het gesprek voert over de inhoud, niet over de planning. En waar je in oktober niet opnieuw begint, maar verder bouwt op alles wat je vorig jaar al wist. Dat is de toekomst die ik voor me zie. En daar werken we elke dag aan."

Dit interview verscheen in het Blinqx Accountancy & Tax zomermagazine 2026. Bestel hier je gratis exemplaar.

Bron: Blinqx Accountancy & Tax - partner AccountancyWorld