600 administraties per fte

Uitgaand van een werkweek van 40 uur: bij Slimboekhouden kost de administratieve verwerking van 60 klanten samen ongeveer 4 uur per week. Dat is 10 procent van een fte. Omgerekend naar een volledige werkweek komt dat neer op zo’n 600 administraties per fte. Dat is een omrekening, geen gemeten aantal, en het gaat alleen over de verwerking. Advieswerk komt daar los bij.

Het is maandagochtend bij Slimboekhouden.online. Er staat koffie, en het dashboard is al bijgewerkt. Bij drie klanten zijn de stukken over de afgelopen week compleet. Bij één klant ontbreken twee bonnetjes, en die zijn al opgevraagd. Bij een andere klant staat een kans klaar: de winst loopt dit jaar zo hard op dat een gesprek over investeren zinvol is.

Niemand heeft daar vanochtend naar gezocht. Het stond er al.

Slimboekhouden.online is de eerste klant van Accountee. Het kantoor doet de administratieve verwerking van zo’n zestig klanten, zzp’ers en mkb-bedrijven, in ongeveer vier uur per week. Advieswerk komt daar los bij, en wordt gefactureerd tegen € 125 per uur exclusief btw.

Uit onderzoek onder Nederlandse kantoren blijkt dat van gemiddeld 28 declarabele uren per week zo’n 12,5 uur opgaat aan boeken, opvragen en kloppend maken. Dat is bijna de helft van de week, voor werk dat de klant niet ziet.

Bij een kantoor met zestig klanten betekent dat: elke week langs alle administraties, kijken wat er binnen is, wat er mist, wie er een herinnering moet krijgen. En daarnaast de mail en de appjes bijhouden, zonder dat er iets tussendoor glipt.

Zo verhoudt dat zich tot de branche

Twee grote benchmarks geven een goed beeld van hoe kantoren er nu voor staan.

De Benchmark Kantoorcijfers 2025 van NOAB en Fiscount is gebaseerd op 439 kantoren. Cloudboekhouding en bankkoppelingen zijn daarin de norm, maar data-analyse en KPI-dashboards worden vooral door grotere kantoren opgepakt. En 44,1 procent van de kantoren werkt inmiddels met vaste abonnementen.

Het Accountancy Benchmark Report van Simplicate is gebaseerd op bijna 400 kantoren van 5 tot 100 fte. Het gemiddelde uurtarief lag in 2025 op € 105. In het rapport van 2024 was gemiddeld 73 procent van de tijd declarabel, en bij de top 20 procent van de kantoren 86 procent.

Declarabel is alleen niet hetzelfde als waardevol voor de klant. Ook boeken, opvragen en verwerken tellen als declarabele tijd. Van de 28 declarabele uren per week gaat zo’n 12,5 uur naar boeken, opvragen en kloppend maken. Een hoge productiviteit kan dus ook betekenen dat er veel uren in zoekwerk zitten dat de klant niet ziet.

Daarom vergelijken we op twee dingen: hoeveel uitzoekwerk er per administratie overblijft, en welk deel van de declarabele tijd naar werk gaat waar de klant direct iets aan heeft. De benchmarks meten niet hoeveel administraties een fte bedient. Voor de vergelijking gaan we uit van 30 tot 60 administraties per fte, een gangbare bandbreedte in de praktijk.

Zo werkt de rekensom. In de branche gaat 12,5 van de 28 declarabele uren per week naar uitzoekwerk, dat is 45 procent. Bij 30 tot 60 administraties per fte is dat 12 tot 25 minuten per administratie per week, oftewel 10 tot 22 uur per administratie per jaar.

Kantoren met Accountee halen daar gemiddeld 8,5 uur per fte per week af, 68 procent van het uitzoekwerk. De ruimte voor werk met directe impact voor de klant groeit daarmee van hooguit 55 naar ongeveer 86 procent van de declarabele tijd.

Bij Slimboekhouden kost de verwerking van 60 administraties samen ongeveer 4 uur per week. Dat is 4 minuten per administratie per week, of 3,5 uur per jaar (4 uur × 52 weken ÷ 60). Bij Slimboekhouden lopen ook boeken en factuurverwerking automatisch. De rest van de declarabele tijd gaat naar advies, gefactureerd tegen € 125 per uur exclusief btw.

Is dat houdbaar?

Wanneer bijna de helft van de declarabele uren naar uitzoekwerk gaat, factureert een kantoor zijn klant voor werk dat die klant niet ziet en waar hij weinig aan heeft. Ondernemers vergelijken steeds kritischer wat ze krijgen voor hun geld. Hoe lang blijft een klant betalen voor het zoeken naar zijn eigen bonnetjes?

En 44,1 procent van de kantoren werkt inmiddels met een vast abonnement. Dan wordt uitzoekwerk helemaal niet meer apart betaald. Elk uur zoekwerk gaat dan rechtstreeks van de marge af.

Dat roept een vraag op: als bijna de helft van de kantoren al een vaste prijs vraagt, hoeveel extra winst zit er dan in het weghalen van uitzoekwerk?

Een rekenvoorbeeld, op basis van het gemiddelde en niet van de case van Slimboekhouden. Bij kantoren die met Accountee werken, komt er gemiddeld zo’n 8,5 uur per fte per week vrij. Over 46 werkweken is dat bijna 400 uur per fte per jaar. Tegen het gemiddelde uurtarief van € 105 is dat ongeveer € 42.000 aan tijd per fte per jaar.

Een gemiddeld kantoor telt volgens NOAB 6,5 fte. Samen gaat het dan om zo’n € 270.000 aan tijd per jaar. Ter vergelijking: het gemiddelde resultaat vóór managementbeloning lag in de NOAB-benchmark op € 287.800 per kantoor.

Bij een vast abonnement verandert de omzet niet als het uitzoekwerk wegvalt. De vrijgekomen uren kunnen dan naar meer klanten met hetzelfde team, of naar advies dat apart wordt gefactureerd. In het eerste geval groeit de winst doordat de omzet stijgt zonder extra mensen. In het tweede geval komt er omzet bij tegen een hoger tarief, zoals bij Slimboekhouden met € 125 per uur.

Dat is een rekenvoorbeeld, geen belofte. Hoeveel ervan echt winst wordt, hangt af van wat een kantoor met de vrijgekomen tijd doet, en van wat de software kost. Maar de orde van grootte laat zien dat het om meer gaat dan een paar uur per week.

In beide modellen staat uitzoekwerk dus onder druk. Wie het automatiseert, haalt de uren weg waar de klant niet voor wil betalen, en houdt de uren over waar hij dat wel graag doet. Bij Slimboekhouden is dat advies, tegen € 125 per uur.

Waar de tijdwinst nu zit

De tijdwinst bij Slimboekhouden zit in vijf onderdelen die op elkaar aansluiten.

Stukken automatisch compleet. Per klant wordt bijgehouden welke banktransacties nog geen bonnetje of factuur hebben. Wat al binnen is, wordt niet nog een keer gevraagd.

Automatisch boeken en factuurverwerking. Binnengekomen facturen en bonnen komen in de administratie terecht en worden verwerkt. Het team kijkt alleen nog naar wat afwijkt.

Een agent die stukken uitvraagt. Wat ontbreekt, wordt per klant in gewone taal uitgevraagd, met datum, bedrag en tegenpartij erbij. Na akkoord gaat het verzoek de deur uit, en in Vraagposten is te zien wat nog openstaat.

Kansen en risico’s die vanzelf boven komen. Een winst die de voorlopige aanslag ver voorbijloopt, een marge die terugloopt, een betaling die niet bij het profiel van de klant past. Ze staan in Kansen & Signalen, met de bron erbij.

Kruisverbanden. Hier wordt het interessant. Een klant die in een mail vertelt dat hij een tweede vestiging opent, terwijl zijn liquiditeit al krap is. Een factuur van een nieuwe leverancier uit het buitenland, maar niets in de btw-rubriek voor inkopen uit de EU. Losse signalen zijn nog geen probleem. Samen vragen ze om actie.

In Accountee zitten meer dan honderd workflows en skills. Bij Slimboekhouden doet een handvol daarvan het meeste werk, op de plekken waar vroeger de meeste tijd zat.

Al deze workflows werken op dezelfde manier. Ze hebben vaste stappen en controles, de uitkomst komt met de bron erbij, en er gebeurt niets zonder akkoord. Wat eruit komt, staat op de pagina Signalen of in Taken en Vraagposten.

Inzicht: openstaande taken kosten energie, ook wanneer je er niet aan werkt

In 1927 beschreef de psycholoog Bljoema Zeigarnik dat mensen onafgemaakte taken beter onthouden dan afgeronde. Dat klinkt als een voordeel, maar het heeft een keerzijde. Wat nog openstaat, blijft aan je trekken.

Onderzoek van E.J. Masicampo en Roy Baumeister uit 2011 liet zien dat openstaande doelen het denken verstoren, maar dat dat effect grotendeels verdwijnt zodra mensen een concreet plan maken voor hoe en wanneer ze de taak afronden. Het plan neemt het onthouden over.

In de psychologie heet het uitbesteden van onthouden aan iets buiten je hoofd cognitive offloading. Een lijstje, een agenda, of een systeem dat bijhoudt wat er nog moet gebeuren.

Daarom is het belangrijk: een kantoor met zestig klanten heeft honderden kleine openstaande dingen. Zolang die in het hoofd van de medewerkers zitten, kosten ze energie. Zodra ze in een systeem staan dat ze niet vergeet, komt die energie vrij voor het werk zelf.

Rust en overzicht

Op een drukke dag zijn er drie plekken waar alles samenkomt.

In Taken staat wat er binnenkomt en opgepakt moet worden. Een klant met een vraag over zijn aangifte inkomstenbelasting, een bonnetje als antwoord op een uitvraag.

In Vraagposten staat wat is uitgevraagd en nog openstaat. Vijf bonnetjes gevraagd, twee binnen, drie nog niet.

In Kansen & Signalen staat wat Accountee in de administraties ziet. Kansen, risico’s, aansluitingen die niet kloppen, deadlines die naderen.

De grootste winst is niet de tijd. Het is dat je niets meer vergeet.

Tijd voor advies

Omdat het voorwerk klaarstaat, gaat de tijd die overblijft naar advies. Dat werk wordt apart gefactureerd, tegen € 125 per uur exclusief btw. Het telefoontje in september dat er nog een investering in zit. Het gesprek met een ondernemer die twijfelt of een bv nu slim is. De klant die een tweede vestiging wil openen en eerst wil weten of dat kan.

Vrijgekomen tijd is alleen het begin. Advieswerk ontstaat niet vanzelf: de kansen moeten ook gevonden worden, en op het juiste moment. Dat is waar het dashboard Kansen & Signalen voor is. Accountee kijkt elke maand mee in de administraties, vergelijkt de cijfers met vorige periodes en met het dossier, en zet elke kans klaar met de bron en een concept voor de klant.

Bij Slimboekhouden komt gemiddeld 30 procent van de totale omzet uit advies dat begint bij zo’n signalering. Zonder het dashboard was een groot deel van die gesprekken nooit gevoerd, omdat niemand ze in de cijfers had zien aankomen.

Dat sluit aan bij wat we bij andere kantoren zien. Gemiddeld komt er zo’n 8,5 uur per fte per week vrij, 68 procent van het uitzoekwerk en bijna 400 uur per jaar per medewerker.

Wat er niet verandert

Accountee bereidt voor, het team beslist. Er wordt niets geboekt of verstuurd zonder akkoord. De administratie in het boekhoudpakket blijft de basis, en de rechten komen uit dat pakket. Het oordeel over een kans of een risico blijft bij een mens, die de klant kent.

Zelf proberen

Schrijf een week lang op hoeveel keer je in een administratie kijkt om te zien of er iets binnen is of mist, zonder dat je daarna iets hoeft te doen. Tel aan het eind van de week de minuten op. Dat is de tijd die een systeem dat niet vergeet je teruggeeft.

In het kort

Slimboekhouden.online verwerkt de administratie van zo’n zestig klanten in ongeveer vier uur per week. Advies komt daar los bij, tegen € 125 per uur exclusief btw. De winst zit in stukken die automatisch compleet raken, automatisch boeken en factuurverwerking, een agent die uitvraagt, kansen en risico’s die boven komen, en kruisverbanden die anders niemand ziet. Onderzoek laat zien dat openstaande taken energie kosten zolang ze in je hoofd zitten. Een systeem dat niets vergeet, geeft rust en overzicht. En omdat Kansen & Signalen de advieskansen zelf vindt, komt bij Slimboekhouden ongeveer 30 procent van de omzet uit advies.

Bron: Accountee - partner AccountancyWorld