Een cliëntdossier dat zichzelf bijhoudt

WWFT-verplichtingen worden strenger gehandhaafd, het toezicht verschuift van eenmalige checks naar doorlopend monitoren, en de Europese Anti-Money Laundering Regulation (AMLR) die in 2027 in werking treedt legt de lat opnieuw hoger. Voor kantoren met honderden cliënten is dat een operationele uitdaging die zich met handwerk niet meer laat oplossen. Michel Jongboer, CEO van Hyarchis, vertelt hoe documentmanagement en compliance zijn samengeschoven tot één proces, en wat dat oplevert voor het kantoor van morgen.

De druk op compliance is structureel

"Compliance in de accountancy keert niet meer terug naar wat het ooit was," vertelt Michel. "Toezichthouders verwachten continue monitoring, niet alleen een eenmalige check bij binnenkomst van een nieuwe cliënt. Dat is een fundamentele verschuiving in wat er van een kantoor wordt verwacht."

Met de aanstaande Europese Anti-Money Laundering Regulation, kortweg AMLR, wordt die lat in 2027 nog een keer hoger gelegd. “AMLR maakt strengere klantenonderzoeken en doorlopend monitoren tot Europese norm, niet langer alleen tot nationale invulling. Voor accountants- en administratiekantoren is dat niet iets om af te wachten. De voorbereiding moet nu beginnen. Wie zijn KYC-werk nu nog volledig handmatig inricht, loopt over een paar jaar tegen een muur aan.”

"Bij vijftig cliënten kun je nog handmatig je dossiers bijhouden. Bij honderden cliënten is dat niet meer haalbaar. En dat is precies de schaal waarop het gemiddelde accountants- of administratiekantoor zit te werken."

Compliance is geen los project, het is een doorlopend proces

"Vroeger was de werkwijze: nieuwe cliënt aanvragen, check uitvoeren, dossier opbouwen, klaar. Vandaag is het: dossier opbouwen, en daarna voortdurend op de hoogte blijven van wat er verandert. Een bestuurder die wisselt, een uiteindelijk belanghebbende die wijzigt, een transactie die niet bij het profiel past. Dat proactief signaleren, niet achteraf reageren, is wat de toezichthouder verwacht."

De druk komt volgens Michel namelijk niet alleen van de toezichthouder. "Klanten verwachten ook steeds meer en steeds sneller. In een on-demand economie bel je niet meer even voor een afspraak over drie weken. Je wilt vandaag weten waar je staat. En naast de reguliere dienstverlening verwacht de ondernemer dat zijn accountant proactief meedenkt: welke kansen liggen er, welke risico's moet ik op mijn radar hebben? Daarover wil hij of zij kunnen sparren met zijn vaste contactpersoon."

Daar zit het tweede deel van de business case. "Kantoren die compliance slim automatiseren, maken daarvoor ruimte. Ze weten eerder wat er speelt bij hun cliënten en kunnen het gesprek voeren dat er echt toe doet, in plaats van tijd te verliezen aan handmatig dossierwerk."

AI bereidt voor, de professional beoordeelt

AI zit in Hyarchis op meerdere lagen. "Documentherkenning bij binnenkomst is inmiddels standaard. Een document komt binnen, wordt automatisch herkend, geclassificeerd en gekoppeld aan het juiste cliëntdossier. Daar komt geen mensenhand meer aan te pas."

De volgende laag is waar het interessant wordt: risicosignalering. "AI scant het cliëntdossier op afwijkingen en flagt wat niet klopt, zonder dat iemand handmatig door stapels documenten hoeft. Een huurprijs in het dossier die niet matcht met wat geboekt wordt, een betaling die buiten het verwachte patroon valt, een cliëntwijziging die nog niet is doorgevoerd. AI bereidt voor, de professional beoordeelt."

"AI mag nooit de eindbeslisser zijn in compliance. Wel de meest grondige voorbereider die je je kunt voorstellen. Daardoor kun je je tijd als professional besteden aan de beoordelingen die ertoe doen, in plaats van aan het sorteren van documenten."

Een cliëntdossier dat zichzelf bijhoudt

Dit alles komt samen in de Hyarchis Compliancy Manager. "Daarmee bouwen we samen met kantoren aan een cliëntdossier dat zichzelf bijhoudt en afwijkingen automatisch signaleert. KYC-data en cliëntdossiers worden gekoppeld op een manier die voorheen handmatig moest. Wat tot voor kort door medewerkers werd bijgewerkt, doet de software nu voor je."

Wat dat oplevert voor een kantoor met honderden cliënten, is groter dan veel kantoorpartners zich realiseren. "Continuous monitoring betekent dat je vanaf het moment dat een dossier verandert weet dat er aandacht nodig is. Geen jaarlijkse reviewronde meer waarbij je honderden dossiers in een paar weken moet langslopen. De software signaleert. De professional beoordeelt."

De ruggengraat onder het platform

Tot slot speelt Hyarchis een bredere rol binnen Blinqx Accountancy & Tax. “We leveren twee oplossingen binnen het platform. Eén: de documentverwerkingskracht. Alles wat via portalen binnenkomt, wordt automatisch verwerkt en gekoppeld aan de aangifte, het CRM of waar het ook moet landen. Twee: Hyarchis Comply als startpunt voor klantonboarding en klantcontinuatie, geïntegreerd met Simplicate. Klantdata stroomt vanaf dag één consistent door het hele platform.”

"Een compliant cliëntdossier in Hyarchis hoeft niet opnieuw te worden aangemaakt in het aangifte- of CRM-systeem. Dat is wat het verschil maakt tussen een platform en losse tools die naast elkaar bestaan. Documentmanagement is in dat geheel geen bijzaak. Het is de ruggengraat van het hele proces."

Dit interview verscheen in het Blinqx Accountancy & Tax zomermagazine 2026. Bestel hier je gratis exemplaar.

Bron: Blinqx Accountancy & Tax - partner AccountancyWorld