Debiteur betaalt niet: wat te doen in de boekhouding

Uit de Atradius Betalingsbarometer 2025 blijkt dat 35% van alle B2B-facturen in Nederland te laat wordt betaald. Jaarlijks verliezen bedrijven hierdoor bijna €20 miljard aan inkomsten. In deze blog lees je wat je kunt doen als de debiteur van jouw klant niet betaalt, hoe je een oninbare vordering correct verwerkt en wanneer je de btw kunt terugvragen.

Wettelijke betalingstermijn: wat geldt er voor debiteuren?

De wettelijke betalingstermijn in Nederland verschilt per situatie: gaat het om een zakelijke klant, een consument, een grootbedrijf of de overheid?

Wettelijke betalingstermijn voor bedrijven

•        Is er niets afgesproken? Dan geldt standaard een betalingstermijn van 30 dagen.

•        Willen beide partijen meer tijd? Tussen bedrijven mag je een betalingstermijn afspreken van maximaal 60 dagen.

•        Een langere termijn dan 60 dagen is alleen toegestaan als je kunt aantonen dat dit niet nadelig is voor zowel koper als verkoper.

Wettelijke betalingstermijn voor consumenten

Voor particuliere klanten is er geen wettelijke betalingstermijn vastgelegd. Dat betekent dat de ondernemer zelf mag bepalen binnen hoeveel dagen er betaald moet worden. Wel zijn er twee spelregels: de termijn moet redelijk zijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en je moet die duidelijk opnemen in het contract of in je algemene voorwaarden. Geen afspraken gemaakt? Dan sta je administratief minder sterk.

Uitzonderingen

Een grootbedrijf moet een factuur van een mkb-onderneming of zelfstandige binnen 30 dagen betalen. Ook de overheid moet facturen in principe binnen 30 dagen na ontvangst betalen — alleen in zeldzame situaties mag die termijn worden verlengd tot 60 dagen.

De klant betaalt niet, wat nu?

Als de betalingstermijn verstreken is en de debiteur van jouw klant nog steeds niet betaalt, is het tijd om actie te ondernemen. Dit zijn de stappen die je samen met je klant kunt nemen:

Neem persoonlijk contact op

Bellen werkt vaak het best. Vraag of de factuur klopt en waarom er nog niet betaald is. Geen tijd of contactgegevens? Dan kun je ook een vriendelijke e-mail of brief sturen.

Verstuur een betalingsherinnering

Een paar dagen na het verlopen van de betaaltermijn stuur je een herinnering. Vermeld dat je wettelijke rente in rekening kunt brengen als betaling uitblijft, volgens het op dat moment geldende wettelijke rentepercentage.

Stuur een aanmaning

Gaat het om een particuliere debiteur? Dan ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Geef daarin een betalingstermijn van 14 dagen en vermeld welke incassokosten of juridische stappen kunnen volgen als betaling uitblijft. Bij zakelijke klanten ben je dit niet verplicht en kun je de incassoprocedure volgen zoals vastgelegd in je algemene voorwaarden.

Breng rente en incassokosten in rekening

Heeft de herinnering of aanmaning niets opgeleverd? Dan kun je wettelijke rente en incassokosten doorberekenen, mits je de juiste procedure volgt. Bij consumenten mag dat pas na een correcte kosteloze 14-dagenaanmaning. Houd de communicatie zakelijk en proportioneel.

Spreek een betalingsregeling af

Is er sprake van tijdelijke betalingsproblemen? Dan kan een regeling uitkomst bieden. Leg deze altijd schriftelijk vast.

Schakel hulp in

Schakel een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat in en kies de partij die bij de situatie past. Controleer bij een incassobureau of het geregistreerd staat in het Register incassodienstverlening van Justis. Gaat het om een buitenlandse klant? Kies dan een partij met kennis van het betreffende land.

Gebruik juridische middelen

Bijvoorbeeld eigendomsvoorbehoud of het recht van reclame als goederen niet zijn betaald. Check altijd je algemene voorwaarden of dit is opgenomen.

Let op verjaring

Facturen aan consumenten voor de levering van producten verjaren meestal na 2 jaar. Voor diensten geldt doorgaans een verjaringstermijn van 5 jaar. Zakelijke facturen verjaren doorgaans 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Verstuur op tijd een schriftelijke aanmaning waarin je ondubbelzinnig het recht op betaling voorbehoudt om de verjaring te stuiten.

Vraag oninbare btw terug

Heeft je klant de btw al afgedragen, maar blijft betaling uit? Dan kan die btw worden teruggevraagd bij de Belastingdienst.

Laat de debiteur failliet verklaren

Een faillissementsaanvraag is een uiterste maatregel en alleen verstandig als er voldoende juridische grondslag is. Laat je klant hierover altijd professioneel adviseren.

Oninbare vordering verwerken in de boekhouding en btw terugvragen

Als een factuur definitief niet betaald wordt, spreek je van een oninbare vordering. De Belastingdienst beschouwt een vordering uiterlijk 1 jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum als oninbaar. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur als startpunt van die jaartermijn.

Dat afboeken heeft niet alleen gevolgen voor het resultaat, maar ook voor de btw-aangifte. Is duidelijk dat de vordering (gedeeltelijk) oninbaar is — bijvoorbeeld door een faillissement of doordat de 1-jaarstermijn is verstreken — dan mag je de eerder afgedragen btw terugvragen in de aangifte over het tijdvak waarin dat duidelijk wordt. Je trekt dan zowel het btw-bedrag als de omzet van de oninbare vordering af in dezelfde aangifte.

Let op: dit geldt alleen als je het factuurstelsel toepast. Werk je met het kasstelsel, dan heb je nog geen btw afgedragen over het onbetaalde bedrag en is er dus ook niets terug te vragen.

Onbetaalde facturen: risico’s voor de cashflow

Een debiteur die niet betaalt, zorgt niet alleen voor frustratie, maar kan ook serieuze gevolgen hebben voor de liquiditeit van je klant. Zolang de factuur openstaat, komt er geen geld binnen, terwijl de uitgaven aan salarissen, leveranciers en belastingen wél doorgaan. Daardoor kan je klant minder investeren, moet die met betalingen schuiven of zelfs tijdelijk krediet aantrekken.

Vooral bij kleine ondernemingen kan één hardnekkige wanbetaler al zorgen voor vertraging in de btw-afdracht of uitstel van salarisbetalingen. Hoe langer het duurt, hoe groter het probleem én de kans dat je de vordering moet afboeken. Wat begint als een openstaande post, eindigt vaak als een verstoring van de financiële planning. Tijdige actie is dus cruciaal.

Debiteurenbeheer automatiseren: grip op openstaande facturen

Onbetaalde facturen kun je niet altijd voorkomen, maar je kunt het proces eromheen wél slimmer organiseren. Door het debiteurenbeheer te automatiseren, houd je overzicht, bespaar je tijd en verklein je de kans dat iets tussen wal en schip valt.

Denk aan automatische herinneringen zodra een betalingstermijn is verstreken, statusoverzichten die direct laten zien welke debiteuren te laat zijn en workflows die de opvolging versnellen. Zo kun jij betalingsachterstanden sneller signaleren en kan je klant professioneel en consequent met debiteuren communiceren. Uiteindelijk draagt dat bij aan een gezondere cashflow.

Automatische incasso: vooruitdenken in plaats van najagen

Een stap verder is het gebruik van automatische incasso. Daarmee incasseert je klant het factuurbedrag automatisch van de rekening van zijn afnemer na eenmalige toestemming. Geen herinneringen meer, geen losse betaalacties, geen gedoe.

Vooral bij vaste klanten of periodieke facturen is automatische incasso een waardevolle oplossing. Het voorkomt late betalingen, verkleint het risico op wanbetaling en verbetert de voorspelbaarheid van de inkomstenstroom. Minder handmatige administratie, minder openstaande posten en meer grip op de planning.

Tot slot: wanneer automatiseren?

Zodra jij of je klant regelmatig te maken krijgt met openstaande facturen, is automatisering geen luxe, maar essentieel. Niet alleen om tijd te besparen, maar ook om het overzicht te bewaren en professioneel te blijven richting afnemers.

Wil je voorkomen dat facturen onbetaald blijven liggen en altijd direct inzicht hebben in openstaande betalingen? Ontdek wat Lundify van Bjorn Lunden voor jouw kantoor kan betekenen. Ontdek de mogelijkheden.

Bron: Bjorn Lunden - partner AccountancyWorld