Afletteren in Exact Online zonder handmatig werk

Het verwerken van betalingen is een vast onderdeel van vrijwel iedere financiële administratie. Een betaling komt binnen, wordt gekoppeld aan de juiste openstaande post en de betreffende factuur kan vervolgens als voldaan worden verwerkt. Dat klinkt eenvoudig, maar bij grotere aantallen transacties kan afletteren behoorlijk wat tijd in beslag nemen.

Voor accountants en administratiekantoren speelt daarbij nog een extra factor. Zij voeren dit proces niet uit voor één administratie, maar mogelijk voor tientallen of honderden klanten, wat een aanzienlijke hoeveelheid werk oplevert. Door het afletterproces te automatiseren, kan er een hoop tijd bespaard worden en wordt het werk zelf accurater. 

Wat is automatisch afletteren?

Afletteren betekent kort gezegd dat een ontvangen betaling wordt gekoppeld aan een openstaande post. Stel dat een onderneming een verkoopfactuur verstuurt. De factuur staat vervolgens als openstaande debiteurenpost in de boekhouding.

Zodra de klant betaalt, moet duidelijk worden dat het ontvangen bedrag bij precies die factuur hoort. Na het koppelen van de betaling aan de openstaande post kan de factuur als betaald worden geregistreerd.

De uitdaging van payment service providers

Steeds meer ondernemingen ontvangen betalingen via payment service providers (PSP's). Denk bijvoorbeeld aan Mollie, Stripe, PayPal of Shopify Payments. Daarbij is het bedrag dat uiteindelijk op de bankrekening verschijnt niet noodzakelijk gelijk aan één individuele verkoopfactuur.

Een betaalprovider kan meerdere klantbetalingen verzamelen en deze gezamenlijk uitbetalen. Bovendien kunnen transactiekosten, refunds en chargebacks onderdeel zijn van zo'n uitbetaling. Een uitbetaling kan daardoor bestaan uit tientallen of honderden afzonderlijke transacties, verminderd met transactiekosten en eventuele terugbetalingen.

Voor de administratie moeten die onderliggende transacties uiteindelijk correct worden verwerkt en gekoppeld aan de juiste openstaande posten. Juist op dat punt kan automatisch afletteren veel handmatig uitzoekwerk voorkomen.

ZioSync automatiseert de stap tussen betaalprovider en Exact Online

ZioSync biedt verschillende koppelingen waarmee transacties vanuit betaalproviders en andere bronnen automatisch in Exact Online kunnen worden verwerkt. Bij de afletterkoppelingen worden transacties opgehaald en vergeleken met de openstaande posten in Exact Online. Wanneer er een match wordt gevonden, kan de betreffende post automatisch worden afgeletterd.

De volgende afletterkoppelingen zijn beschikbaar:

·       Stripe

·       Mollie

·       PayPal

·       Shopify

·       Bol.com

·       CSV afletteren

Afletteren als er geen rechtstreekse koppeling bestaat

Niet iedere betaalprovider kan rechtstreeks gekoppeld worden aan Exact Online. In dat geval is de CSV afletteren koppeling van ZioSync interessant. Hiermee kunnen transactiebestanden in CSV-formaat automatisch worden geïmporteerd en afgeletterd in je administratie.

Automatiseer het afletterproces in enkele stappen

Voor een administratie met slechts enkele betalingen per maand zal handmatig afletteren doorgaans overzichtelijk blijven. Voor organisaties met dagelijks grote aantallen online betalingen ligt dit anders. Dan kan automatisch afletteren veel tijd besparen en de kans op fouten verkleinen. Met de afletterkoppelingen van ZioSync is er minder handmatig werk en kunnen openstaande posten in Exact Online sneller worden bijgewerkt.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld