Efficiëntie door automatisering: Nico Langendoen over hoe Finnerz meer tijd en grip krijgt

Automatisering is al jaren een belangrijk onderdeel van de werking van Finnerz. Het sterk gedigitaliseerde administratiekantoor telt vandaag vier vestigingen, ongeveer zestien fte’s en zo’n 500 mkb-klanten, gaande van zzp’ers tot bedrijven met meer dan 10 miljoen euro omzet. 

Tijdens een recente webinar van Sterk Digitaal deelde Nico Langendoen, oprichter van Finnerz, zijn visie op digitalisering. Hij ziet automatisering namelijk niet als een doel op zich. Het gaat hem vooral om tijd winnen, processen stroomlijnen en ervoor zorgen dat het team grip houdt naarmate het kantoor verder groeit. “Onze softwarekosten liggen tussen de 15 en 20% van onze omzet, wat hoger is dan bij het gemiddelde kantoor. Maar die investering in automatisering betaalt zich ruim uit. “

Ontdek alles over deze webinars

De kracht van een bewust gekozen softwarestraat

De softwareomgeving van Finnerz bestaat vandaag uit verschillende systemen die elk hun eigen rol hebben. Zo gebruikt het kantoor onder meer Nmbrs Accounting (het vroegere Yuki, nvdr.), Nmbrs Payroll, Nmbrs Reporting (het vroegere Visionplanner, nvdr.) en AdminPulse als CRM- en planningspakket. Die keuze voor een beperkte, geïntegreerde softwarestraat is volgens Nico belangrijk. “Laat jouw klanten je automatisering niet leiden. Maak zélf bewuste keuzes voor de softwarestraat die je wilt gebruiken met je kantoor en hou je ogen op die flow.”

— “Technologie vervangt de mens niet. Het zorgt ervoor dat onze medewerkers hun tijd beter kunnen besteden aan wat echt telt: een optimale service voor onze klanten.” —

Eerst investeren in het proces, daarna pas oogsten

Een hoge automatiseringsgraad ontstaat volgens Nico niet door simpelweg een softwarepakket aan te schaffen. Bij Finnerz begint het proces al tijdens de onboarding van een nieuwe klant. “De eerste drie maanden hebben we een superstrak onboardingsproces. In het begin ben je veel tijd kwijt om een proces uit te leggen. Je investeert echt in die werkwijze en neemt de klant mee.” Die investering betaalt zich vervolgens terug. “Na een paar maanden gaat die automatiseringsgraad omhoog en het aantal vragen omlaag. Dan ben je echt vertrokken.”

82-85% automatisering: waarom 100% niet hoeft

Finnerz heeft intussen een hoge automatiseringsgraad bereikt. In 2024 werd automatisering zelfs een expliciet thema binnen het kantoor. “We hebben toen echt het “Jaar van de automatisering” gehad, waarbij we investeerden in diepgaande opleidingen samen met onze softwarepartner.” Die aanpak heeft volgens Nico een duidelijk effect gehad. Vandaag ligt de automatiseringsgraad van Finnerz tussen 82% en 85%. Vooral processen zoals inkoop en bankverwerking zijn sterk geautomatiseerd. Toch is het niet de bedoeling om koste wat het kost naar 100% te gaan. “Die laatste 15% zouden we in principe ook kunnen gaan automatiseren, maar dat doen we niet. Dat biedt ons eigenlijk niet meer al te veel meerwaarde.”

CRM-systeem als fundament voor verdere groei

Goede software wordt steeds belangrijker naarmate Finnerz groeit. “We zijn best groot aan het worden, dus we moeten de juiste stappen zetten om het overzicht te bewaren.” De implementatie van een CRM-systeem werd daarom enkele jaren geleden al een noodzakelijke stap. Vandaag speelt AdminPulse daarin een belangrijke rol. “We zijn volop bezig met de planningsmodule in AdminPulse. Taken gaan van de ene kolom naar de andere, waardoor je een heel duidelijke workflow krijgt met consistente takenlijsten, aangevuld met kleine to-do’s.”

— “Door je planning overzichtelijk te hebben in AdminPulse en ermee aan de slag te gaan, zit je echt ‘on top of things’ en haal je veel eenvoudiger je deadlines.” —

Software, AI en de mens: een geoliede machine

Volgens Nico ligt er bovendien nog veel potentieel in de verdere integratie van de verschillende systemen. Finnerz kent een geïntegreerde en geautomatiseerde manier van werken, met koppelingen tussen AdminPulse, Nmbrs, Dytto, ClockAssist en tal van andere software. Nico ziet daar de komende jaren nog veel ruimte voor verbetering in zijn kantoor. “Onze processen, onze workflows, onze winstgevendheid: hier gaan we nog heel veel in winnen. AdminPulse, in combinatie met AI én de mens, gaat een erg sterke motor worden. Daar wil ik heel hard op inzetten in de komende jaren.”

Standaardiseren om écht efficiënt te worden

Zijn belangrijkste advies aan andere boekhouders en accountants is dan ook opvallend eenvoudig: maak bewuste softwarekeuzes en kies voor een gestandaardiseerde manier van werken. “Probeer niet té veel af te wijken van je standaard voor bepaalde klanten.” Dat betekent niet dat elk dossier identiek moet worden behandeld, maar wel dat een kantoor kritisch moet bepalen hoe zijn processen, flows en ideale softwarestraat eruit moeten zien. “Door bewust te kiezen voor bepaalde software, creëer je expertise, waardoor je efficiënter kunt werken en je klanten veel beter kunt begeleiden. En daar draait het uiteindelijk om, toch?”

👉 Sterk Digitaal biedt gratis webinars aan voor accountants en boekhouders. Nieuwsgierig naar meer boeiende gesprekken? Ontdek het volledige webinar-programma.