Waarom een boekhouding met actuele wisselkoersen essentieel is

Steeds meer organisaties doen internationaal zaken. Klanten betalen in dollars, leveranciers factureren in Britse ponden en webshops ontvangen betalingen vanuit verschillende landen. Voor accountants en finance professionals betekent dit dat vreemde valuta een steeds grotere rol spelen in de dagelijkse administratie. Hierdoor worden ook de wisselkoersen steeds belangrijker. 

De uitdagingen van wisselkoersen in de administratie

Een wisselkoers bepaalt tegen welke waarde een bedrag in vreemde valuta wordt omgerekend naar de basisvaluta van een administratie. Omdat valutakoersen voortdurend bewegen, kan een verouderde of verkeerd ingevoerde koers direct invloed hebben op de financiële cijfers.

Wanneer een organisatie regelmatig internationale transacties verwerkt, kunnen zelfs relatief kleine koersverschillen zich opstapelen. Een onjuiste of verouderde koers kan daardoor doorwerken in boekingen, financiële rapportages en analyses.

Daarnaast kunnen verschillen ontstaan tussen het moment waarop een factuur wordt geboekt en het moment waarop deze daadwerkelijk wordt betaald. Ook dan speelt de wisselkoers een belangrijke rol in een correcte financiële verwerking.

Handmatig bijwerken van wisselkoersen kost onnodig veel tijd

Wisselkoersen worden vaak nog handmatig bijgewerkt in de administratie. Dit betekent het handmatig opzoeken, controleren en invoeren van de juiste koersen. Dat klinkt als een kleine handeling, maar bij meerdere valuta, administraties en transacties wordt het al snel een repetitief proces.

Bovendien ontstaat bij iedere handmatige invoer een kans op fouten. Een verkeerd cijfer, een vergeten valuta of een koers die niet tijdig is bijgewerkt, kan later weer tot extra controle- en correctiewerk leiden. Juist bij dit soort terugkerende administratieve handelingen ligt automatisering voor de hand.

Van handmatig beheer naar automatische wisselkoersen

Door het beheer van wisselkoersen te automatiseren, hoeft een accountant, administratief medewerker of ondernemer niet meer dagelijks zelf valutakoersen op te zoeken en in Exact Online vast te leggen.

De administratie beschikt daardoor structureel over recente koersinformatie, terwijl tegelijkertijd het aantal handmatige handelingen afneemt. Dat maakt automatisering vooral interessant voor organisaties die regelmatig met meerdere valuta werken én voor accountantskantoren die dit proces voor verschillende klanten beheren.

Dagelijks actuele wisselkoersen in Exact Online met ZioSync

De wisselkoersenkoppeling van ZioSync automatiseert het bijwerken van valutakoersen in Exact Online. De koppeling haalt dagelijks actuele wisselkoersen op en synchroniseert deze met de administratie in Exact Online.

Hierdoor hoeft de gebruiker de koersen niet meer handmatig op te zoeken en in te voeren. Na het instellen werkt de koppeling op de achtergrond en worden de geselecteerde valuta automatisch bijgewerkt.

ZioSync gebruikt hiervoor ExchangeRate-API. Deze dienst verzamelt koersinformatie uit meerdere bronnen, waaronder centrale banken en commerciële databronnen. De koppeling ondersteunt een groot aantal verschillende valuta, waardoor deze ook geschikt is voor organisaties die internationaal breed actief zijn.

Automatisch wisselkoersen voor een efficiënte boekhouding

Het actueel houden van wisselkoersen in de administratie is essentieel. De handeling zelf is relatief eenvoudig, maar moet wel consequent en zorgvuldig gebeuren. Door dit proces te automatiseren, ontstaat een administratie die actueler is en minder afhankelijk wordt van handmatige invoer.

Met de wisselkoersenkoppeling van ZioSync worden actuele valutakoersen dagelijks automatisch verwerkt in Exact Online. De koppeling is binnen enkele minuten in te stellen en kan twee maanden gratis worden uitgeprobeerd.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld