Automatisch creditcardtransacties verwerken in Exact Online

Creditcardtransacties worden vaak nog handmatig in de boekhouding verwerkt. Dit betekent bestanden downloaden, importeren, transacties controleren, de juiste grootboekrekening bepalen en boekingen verwerken. Zeker bij organisaties met veel zakelijke creditcarduitgaven kan dit iedere maand behoorlijk wat tijd kosten.

ZioSync ontwikkelde daarom de CSV import & match koppeling voor Exact Online. Daarmee kunnen transacties uit CSV-, Excel- en txt-bestanden automatisch worden verwerkt in de boekhouding. De oplossing is onder andere geschikt voor transacties van American Express, Rabobank, ING en Visa en Mastercard creditcards.

Creditcardtransacties verwerken zonder koppeling

Zonder een passende koppeling moeten creditcardtransacties handmatig geïmporteerd en verwerkt worden in de administratie. Een paar handmatige handelingen per administratie lijken beperkt, maar wanneer hetzelfde proces iedere maand voor tientallen of misschien zelfs honderden administraties terugkomt, loopt de benodigde verwerkingstijd snel op.

Eén werkwijze voor verschillende creditcards

De CSV import & match koppeling van ZioSync is ontwikkeld om dat proces te automatiseren. De gebruiker koppelt ZioSync aan Exact Online, stelt de koppeling in en upload de transactiebestanden. Daarbij kunnen CSV-, Excel- en txt-bestanden worden gebruikt. De transacties worden automatisch geïmporteerd in Exact Online en op de juiste manier verwerkt.

Op basis van zelf in te stellen boekingsregels kunnen transacties automatisch op de juiste grootboekrekening en met de juiste btw-code worden verwerkt. Nadat de installatie eenmaal is gedaan, hoeven de instellingen bij volgende bestanden niet steeds opnieuw te worden vastgelegd. Het nieuwe transactiebestand kan worden geüpload en vervolgens volgens dezelfde instellingen worden verwerkt.

American Express verwerken in Exact Online

American Express is een herkenbaar voorbeeld. Zakelijke Amex-kaarten worden onder meer gebruikt voor reizen, online diensten, advertenties en andere zakelijke uitgaven. Zonder directe integratie met Exact Online moeten de transacties echter afzonderlijk in de administratie worden opgenomen. Met de ZioSync koppeling kun je dit in een paar stappen automatiseren. 

Visa en Mastercard: dezelfde uitdaging, dezelfde workflow

Hetzelfde principe geldt voor Visa en Mastercard. Deze kaarten worden door uiteenlopende banken en financiële instellingen uitgegeven, waardoor de manier waarop transactiedata beschikbaar wordt gesteld kan verschillen.

Voor de administratie is het uiteindelijk vooral van belang dat relevante gegevens uit het transactiebestand correct worden geïnterpreteerd. Met CSV import & match koppeling kunnen ook Visa- en Mastercardbestanden worden verwerkt.

Creditcardtransacties van Rabobank en ING verwerken

Ook bij zakelijke creditcards van Rabobank en ING kunnen creditcardmutaties losstaan van de reguliere bankmutaties. Wanneer deze transacties handmatig worden verwerkt, moet een medewerker het bestand downloaden, de transacties nalopen en de bijbehorende boekingen maken. ZioSync ondersteunt het importeren van creditcardtransacties vanuit Rabobank en ING, om deze vervolgens automatisch te verwerken in Exact.

Wat levert automatisch creditcardtransacties verwerken op?

De CSV import & match koppeling van ZioSync levert verschillende praktische voordelen op:

·       Minder handmatig overtypen en corrigeren

·       Consistente verwerking op basis van vooraf ingestelde boekingsregels

·       Minder kans op fouten bij terugkerende transacties

·       Snellere verwerking van administraties met veel creditcardmutaties

·       Eén werkwijze voor verschillende banken en creditcardmaatschappijen

Minder handmatig werk, meer grip op de verwerking

Voor accountants, boekhoudkantoren en ondernemers die regelmatig creditcardtransacties verwerken, is de CSV import & match integratie een goede manier om een terugkerend handmatig proces slimmer in te richten. Zo blijft er tijd over voor andere werkzaamheden en verschuift de aandacht naar controle in plaats van naar repeterende taken.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld