Verwerk automatisch bestellingen in Exact Online met ZioSync

Orders vanuit webshops worden nog regelmatig met de hand verwerkt in de boekhouding. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en zorgt voor onnodige administratieve werkzaamheden. Een accurate administratie is essentieel en daarom kiezen steeds meer ondernemers en accountants voor automatisering binnen de boekhouding.

Met de webshopkoppelingen van ZioSync kunnen ondernemers en hun accountants het verwerken van orders in Exact Online automatiseren. 

Handmatige orderverwerking blijft een uitdaging

De groei van e-commerce brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor de financiële administratie. Webshops verwerken dagelijks bestellingen met uiteenlopende klantgegevens, producten, bedragen, btw-tarieven, kortingen en verzendkosten. Al deze informatie moet uiteindelijk correct in de boekhouding terechtkomen.

Wanneer een webshop niet rechtstreeks is gekoppeld aan Exact Online, moeten gegevens vaak handmatig worden overgenomen. Dit betekent niet alleen gegevens overtypen, maar ook controleren of een klant al bestaat en of de bedragen en btw-informatie kloppen.

Voor ondernemers met een beperkt aantal bestellingen is dit doorgaans nog beheersbaar. Naarmate het ordervolume groeit, wordt dit echter steeds lastiger. Bovendien kunnen invoerfouten, dubbele klantgegevens en vergeten orders leiden tot extra correctiewerk.

ZioSync automatiseert orderverwerking in Exact Online

ZioSync speelt hierop in met koppelingen tussen verschillende verkoopplatformen en Exact Online. De software zorgt ervoor dat relevante klant- en ordergegevens automatisch vanuit de webshop worden overgebracht naar de boekhouding.

Zodra een bestelling wordt geplaatst, kunnen de gegevens via ZioSync worden verwerkt in Exact Online. Daarbij wordt automatisch een verkoopboeking aangemaakt. Niet alleen het orderbedrag en de btw worden meegenomen, maar ook verzendkosten, kortingen en eventuele retouren.

Daarnaast kan ZioSync automatisch nieuwe debiteuren aanmaken. Het is ook mogelijk om meerdere bestellingen onder dezelfde debiteur te boeken. Hierdoor hoeven ondernemers hun webshopbestellingen niet langer afzonderlijk over te nemen in hun administratie.

Koppelingen voor WooCommerce, Shopify en Bol

Voor webshops in WooCommerce, Shopify en Bol heeft ZioSync koppelingen met Exact Online ontwikkeld. Daarmee richt de software zich op ondernemers die via hun eigen webshop of een extern verkoopplatform producten verkopen. Bovendien kunnen de koppelingen met elkaar gecombineerd worden. Verkoop je zowel via Shopify als Bol? Dan koppel je beide webshops aan je administratie en beheer je de integraties vanuit één centraal dashboard. 

Wat zijn de voordelen van automatische orderverwerking?

Het automatisch verwerken van orders in de boekhouding brengt verschillende voordelen met zich mee:

·       Tijdbesparing: Handmatig orders invoeren is niet meer nodig, waardoor er tijd overblijft voor andere werkzaamheden.

·       Actuele administratie: Bestellingen zijn sneller beschikbaar in Exact Online, waardoor de administratie beter aansluit op de verkoopactiviteiten en er beter inzicht is in de financiële prestaties van de webshop.

·       Kleinere kans op invoerfouten: Handmatig gegevens overtypen kan voor fouten zorgen, dat is nu verleden tijd. 

Schaalbare administratie voor groeiende webshops

Vooral bij groeiende webshops kan automatisering een belangrijk verschil maken. Waar handmatige orderverwerking steeds meer capaciteit vraagt naarmate het aantal bestellingen toeneemt, kan een geautomatiseerd proces grotere ordervolumes verwerken zonder dat iedere bestelling afzonderlijk hoeft te worden ingevoerd.

Voor accountants en administratiekantoren maakt dit het eenvoudiger om e-commerceklanten te ondersteunen bij hun groei, zonder dat de administratieve werkzaamheden toenemen.

Met de koppelingen van ZioSync kunnen ondernemers hun webshops verbinden met Exact Online en zo een belangrijke stap zetten richting een efficiëntere financiële administratie.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld