Geef AI niet meer vrijheid dan je medewerkers

Een nieuwe medewerker krijgt op dag één geen bankpas van het kantoor. Hij krijgt geen toegang tot elke administratie. En hij verstuurt in zijn eerste week geen aangifte zonder dat er iemand meekijkt.

Niet omdat je hem niet vertrouwt. Maar omdat vertrouwen groeit, en omdat het dossier van je klant daar niet op hoeft te wachten.

Met AI is het niet anders. Geef AI niet meer vrijheid dan je medewerkers.

Waarom dit nu een vraag is

Zolang AI alleen praat, is het risico beperkt. Een chatbot die een raar antwoord geeft, kun je negeren.

Maar een agent doet dingen. Hij leest administraties, zet boekingen klaar en schrijft berichten aan klanten. Dan wordt de vraag belangrijk: wat mag hij precies, en wie bepaalt dat?

In de AI-wereld heet dit guardrails, vangrails. Wij noemen het gewoon kaders. Dezelfde kaders die je op kantoor ook hebt, alleen dan vastgelegd in software.

Kader één: hij ziet wat jij ziet

Op kantoor bepaal je per medewerker welke klanten hij behandelt. De junior ziet de eenmanszaken, de senior ook de holdings.

Accountee volgt diezelfde rechten. De agent werkt namens een medewerker en ziet nooit meer dan die medewerker. Heeft een collega geen toegang tot een administratie, dan heeft de agent die in zijn naam ook niet.

Klinkt logisch. Toch is het bij veel AI-tools anders geregeld. Daar krijgt het model vaak toegang tot alles wat je erin stopt, en komt die informatie bij elke vraag terug.

Kader twee: per taak alleen wat nodig is

Een agent die een herinneringsmail opstelt, hoeft de salarisgegevens van de klant niet te kennen. Een agent die een btw-aansluiting maakt, hoeft het testament niet te zien.

Daarom sturen wij de taalmodellen aan en bepalen we per taak welke informatie ze krijgen. Niet het hele dossier, maar het deel dat bij de taak hoort.

Dat is veiliger, maar het maakt het werk ook beter. Een model met minder ruis maakt minder fouten.

Kader drie: het kantoor bepaalt wat er in documenten staat

Bij de intake leggen we vast wat voor kantoor je bent en welke titels er werken. Zo staat er in een klantdocument nooit een titel of een belofte die je kantoor niet mag maken.

Klein detail, groot verschil. Een AI die enthousiast een controleverklaring belooft terwijl je geen accountantspraktijk bent, wil je niet aan je klant laten zien.

Kader vier: een mens drukt op de knop

Dit is de belangrijkste. Er gaat niets naar een cliënt zonder dat een mens erop heeft gedrukt.

Accountee maakt het concept, jij verstuurt het. Een voorgestelde boeking komt met onderbouwing uit het dossier, en jij tekent af. Wijkt er iets af, dan wordt het een taak voor een collega en geen stille actie.

In vaktaal heet dit human in the loop. Op kantoor heet het gewoon: jouw naam staat onder dat dossier. Dat hoort zo te blijven.

Waarom kaders je juist sneller maken

Je zou denken dat al die grenzen het werk vertragen. In de praktijk werkt het andersom.

Als je weet dat de agent niet buiten zijn boekje gaat, durf je hem meer werk te geven. Een hele klantgroep in plaats van één testdossier. Het opvragen van stukken voor het hele kwartaal in plaats van voor één klant.

Vertrouwen bouw je met rechten, niet met hoop. En met vertrouwen komt de tijd vrij voor de gesprekken waar je klant op zit te wachten.

Volgende keer

Rechten regelen wie wat ziet. Maar waar blijft die data eigenlijk als AI meeleest? Daarover gaat het volgende artikel.

Benieuwd hoe jij AI voor je kan laten werken? Probeer Accountee gratis.

Bron: Accountee - partner AccountancyWorld