Van chatbot naar collega

Je kent het wel. Je opent ChatGPT, typt een vraag over de KOR en krijgt een keurig antwoord. Handig.

Maar daarna moet je het nog steeds zelf doen. De administratie openen. Kijken of die klant er eigenlijk onder valt. Een mail schrijven. De mail versturen. Drie dagen later nog eens kijken of er antwoord is.

De chatbot heeft je geholpen met denken. Het werk ligt nog op jouw bureau.

Daar zit het verschil tussen de AI die de meeste kantoren nu kennen en de AI die er aankomt. Het verschil tussen een chatbot en een agent.

Een chatbot praat, een agent doet

Een taalmodel, zoals het model achter ChatGPT of Claude, is in de kern een tekstvoorspeller. Je geeft het tekst, het geeft tekst terug. Daar is het ongelooflijk goed in geworden. Het vat samen, legt uit, herschrijft en redeneert.

Maar een taalmodel kan uit zichzelf niets aanraken. Het ziet je boekhouding niet. Het kan geen mail sturen. Het weet niet welke klant welke rechtsvorm heeft.

Een agent is een taalmodel met handen. Het krijgt gereedschap: een koppeling met je boekhoudpakket, toegang tot het dossier, een manier om een concept klaar te zetten. En het krijgt een opdracht die verder gaat dan één antwoord.

Niet: "Wat zijn de regels voor de investeringsaftrek?"

Maar: "Kijk welke klanten dit jaar boven de drempel zitten en zet per klant klaar wat ik moet weten."

Wat er gebeurt als een agent aan het werk gaat

Een agent werkt in een lus. Hij krijgt een doel, bedenkt een eerste stap, voert die uit en kijkt naar het resultaat. Klopt het nog niet, dan bedenkt hij de volgende stap.

Stel, de opdracht is: zorg dat de stukken voor het derde kwartaal compleet zijn.

De agent haalt eerst de banktransacties op uit het pakket. Hij kijkt welke transacties nog geen bonnetje of factuur hebben. Hij checkt of er in de mailbox of het portaal al iets binnen is gekomen dat erbij hoort. Wat dan nog ontbreekt, zet hij in een overzichtelijk verzoek aan de klant.

Dat zijn vier stappen, met vier keer een beslissing. Een chatbot had je bij elke stap moeten vragen wat de volgende is.

Waarom het nu ineens kan

Twee dingen zijn het afgelopen jaar veranderd.

De modellen zijn beter geworden in plannen. Waar ze vroeger na twee stappen de draad kwijtraakten, houden ze nu een langere taak vast en herstellen ze zichzelf als iets misgaat.

En er zijn standaarden gekomen om modellen veilig aan software te koppelen. Een model hoeft niet meer zelf door je scherm te klikken. Het praat via een nette, afgebakende verbinding met het pakket, en kan alleen wat die verbinding toestaat.

Dat tweede punt is minder spannend om over te lezen, maar het maakt alles uit. Een agent is zo betrouwbaar als de grenzen die je hem geeft.

Een agent is geen stagiair die zijn gang gaat

Hier zit vaak de zorg. Als AI zelf dingen gaat doen, wie houdt er dan toezicht?

Goede vraag. Het antwoord zit in hoe je een agent bouwt.

Bij Accountee bereidt de agent voor en beoordeelt het kantoor. Een verzoek aan een klant staat als concept klaar. Een voorgestelde boeking komt met de onderbouwing uit het dossier. En wijkt er iets af van wat je zou verwachten, dan wordt het een taak voor een collega en geen stille actie op de achtergrond.

Er gaat niets naar een cliënt zonder dat een mens erop heeft gedrukt.

Een chatbot wacht op je vraag. Een agent wacht op je akkoord.

Wat je eraan hebt

Het mooiste van een agent is niet dat hij snel is. Het mooiste is dat hij het werk tussen de beslissingen door doet.

De dinsdagmiddag waarop je vijf tabbladen open hebt voor één simpele klantvraag. De herinneringsmail die je voor de derde keer typt. Het overzicht dat je elk kwartaal opnieuw bij elkaar zoekt.

Dat werk verdwijnt niet. Het staat alleen klaar als jij erbij komt.

En de tijd die vrijkomt, gaat naar waar je klant iets aan heeft. Het telefoontje in september dat er nog een investering in zit. Het gesprek over of die BV nou wel of niet slim is.

Je klant ligt niet wakker van zijn grootboek. Hij ligt wakker van de vraag of hij volgend jaar nog kan groeien. Daar wil je tijd voor hebben.

Volgende keer

In het volgende artikel duiken we in de grootste zorg rond AI: dat een model soms met grote stelligheid iets verzint. Waarom gebeurt dat, en hoe vang je het af?

Benieuwd hoe jij AI voor je kan laten werken? Probeer Accountee gratis.

Bron: Accountee - partner AccountancyWorld