Productiviteit versus Declarabiliteit

GRONINGEN - Projectmanagement wordt voor zakelijke dienstverleners steeds ingewikkelder, terwijl het essentieel is om overeind te blijven in de dienstverlenende sector. Al helemaal als je wilt groeien. Goed projectmanagement stelt je in staat om het juiste rendement te halen en je bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Het probleem schuilt in het verschil tussen productiviteit en declarabiliteit en het sturen op deze twee factoren. In deze blog leggen we zowel productiviteit als declarabiliteit uit en maken we duidelijk hoe jij jouw bedrijf het beste kunt sturen voor maximaal rendement.

Productiviteit

Wanneer je als bedrijf op uurbasis werkzaamheden verricht, dan kun je de productiviteit van je medewerkers uitdrukken in het aantal aan klanten gewerkte uren in relatie tot de totaal beschikbare uren.

De norm voor productiviteit bepalen

De norm voor productiviteit verschilt uiteraard per branche en per bedrijf. Je doet er verstandig aan om per medewerker (of functie) een norm voor de productiviteit te bepalen. Hoe doe je dit?

1. Ten eerste berekenen je de maximaal te werken uren minus verlof en feestdagen.
2. Daarna houd je rekening met de tijd die een medewerker moet besteden aan interne overleggen, studie, etc..
3. Hieruit volgt een aantal normuren die een medewerker dient te maken voor klanten.
4. Per medewerker (of functie) bepaal je het gemiddelde verkoop uurtarief. Wanneer je nu dit gemiddelde verkoop uurtarief vermenigvuldigd met de te maken productieve uren, weet je de begrote opbrengst per medewerker. Deze opbrengst is tevens input voor de begroting van je bedrijf.
5. Naast de begrote opbrengst per medewerker bereken je ook de begrote productiviteit in een percentage: productieve uren / normuren.

Declarabiliteit

Productief zijn is super belangrijk. Hoe hoger de productiviteit, hoe groter de kans op succes. Althans, als je die productiviteit daadwerkelijk kunt factureren omdat je dat hebt afgesproken met de klant. De mate waarin je in staat bent om de productieve uren (uren x tarief) ook daadwerkelijk in rekening te brengen is declarabiliteit.

Je kunt wel erg productieve medewerkers hebben, maar wanneer uiteindelijk de projecten over de afgesproken budgetten gaan, kun je dus niet alle productiviteit in rekening brengen!  

Om de declarabiliteit te managen zul je dus per project moeten monitoren in hoeverre de productiviteit (bestede tijd x verkoop uurtarief) in de pas loopt met het projectbudget en dus ook de daadwerkelijk gefactureerde omzet. Iedere projectleider dient te kunnen verklaren waarom de omzet van een project lager is dan de besteding van uren x tarief.

Hoe stuur je op productiviteit?

Wanneer je de norm voor productiviteit in bedragen en percentages hebt berekend en ook hebt gecommuniceerd met je medewerkers, kun je hier vervolgens op sturen. Daarom geven de meeste project management tools het productiviteitspercentage weer: Hoe productief is iemand geweest? Hoe veel heeft een medewerker opgeleverd (uur x tarief)? In een gunstig scenario kunnen medewerkers hun eigen productiviteitscijfers ook inzien, zodat ze trots kunnen zijn op het resultaat en actief kunnen bijdragen aan verbetering.

Het niet halen van de norm productiviteit

Wanneer een medewerker de normproductiviteit niet haalt, dan is dat niet per definitie iets waar de medewerker debet aan is. Immers wanneer er geen opdrachten genoeg zijn, dan kan de medewerker simpelweg niet productief zijn.

Randvoorwaarde is dus duidelijkheid over de lopende opdrachten in combinatie met beschikbare budgetten. Een medewerker moet van te voren weten welke werkzaamheden hij moet verrichten en binnen welke tijd dat moet gebeuren.

Het effect van korting

Wanneer je in het verkooptraject korting geeft op de uurtarieven betekent dit twee dingen. Bij gelijkblijvende productiviteit zul je waarschijnlijk nooit meer de begroting gaan halen. De korting gaat namelijk rechtstreeks van je begrote resultaat af!

En daarnaast kun je dit effect niet aan individuele medewerkers toerekenen. Een medewerker kun je dan niet meer beoordelen op een lagere productiewaarde (uren x tarief).

Praktijkvoorbeeld

Als een medewerker 8 uur heeft geschreven om het afgesproken resultaat te bereiken tegen een tarief van € 100 per uur, is de productiviteit € 800 waard. De medewerker is trots, want hij of zij is de hele dag (100%) productief geweest.

Maar daar komt de projectmanager om de hoek kijken. Het resultaat is inderdaad top. Alleen was er geen € 800 afgesproken, maar € 600. De projectmanager kan maar € 600 factureren. De declarabiliteit ligt € 200 lager dan de productiviteit.

Hoe kun je dit voorkomen?

1. Zorg dat de medewerker vooraf weet hoeveel tijd hij heeft voor de werkzaamheden. Wanneer de medewerker meer tijd denkt te besteden dan begroot dan kun je hier vooraf een gesprek over hebben en eventueel met de opdrachtgever contact over zoeken.
2. Realistische afspraken maken met opdrachtgevers. Te vaak wordt werk aangenomen met daarin een verkapte korting. Een lagere declarabiliteit is medewerkers in dat geval niet aan te rekenen. Pas in dergelijke voorbeelden in de projectbudgetten ook de korting toe in de vorm van lagere verkooptarieven.

Simplicate biedt software op het gebied van Project Management, Urenregistratie & Facturatie. Wil je meer weten over productiviteit en/of declarabiliteit, twijfel dan niet om contact met ons op te nemen via support@simplicate.nl of 088-5200500.

Probeer Simplicate vrijblijvend 14 dagen uit.

Door: Jorike van Dijken