Voorstel hoe verder met RGS MKB: op weg naar een werkbare en toekomstbestendige standaard

COEVORDEN - DOCCO, NOAB en GBNED hebben de handen ineen geslagen door gezamenlijk het RGS MKB overleg te organiseren om te komen tot een werkzame en toekomstbestendige RGS standaard voor het MKB. Dit overleg heeft inmiddels plaatsgevonden op 22 maart 2023 bij AFAS te Leusden. Met vertegenwoordigers van branche organisaties, softwareleveranciers (boekhouden) en uitvragende partijen. Het resultaat van het overleg heeft geleid tot een voorstel vanuit de initiatiefnemers, als vertrekpunt voor verdere afstemming.

RGS
Het Referentie Grootboekschema (RGS) is een omvangrijk schema met momenteel ruim 4.700 RGS-codes, onderverdeeld naar groepen, rekeningen en mutaties.
Het initiatief is gestart in 2012 waarbij door expertmeetings rond het najaar van 2012 belangrijke uitgangspunten zijn gedefinieerd zoals:

• Richt je in eerste instantie op de 80 tot 90% van de ondernemingen, het MKB. Ook aangegeven als “Focus primair op MKB”.
• Voorkom dat we ons in “branche- en organisatie specifieke details verliezen.
• Aandacht voor de fiscale rekenregels.
• Zorg voor eenduidige definities van de grootboekrekeningen en implementation guidelines.

Zie voor alle uitgangspunten het ontstaan van RGS.

SBR
Rond 2015 is RGS ondergebracht bij het SBR programma en is in belangrijke mate afgeweken van de hiervoor genoemde uitgangspunten.
Zo is de nadruk gelegd op Woningcorporaties (met onder andere ruim 800 RGS-codes specifiek voor deze corporaties). En er is gewerkt aan een complexe RGS Taxonomie in XBRL in plaats van bijvoorbeeld fiscale rekenregels voor de gebruikers. Van geen enkele RGS code is een nadere uitleg opgenomen met boekingsvoorbeelden.

RGS MKB
RGS MKB is een zelfstandig initiatief van GBNED met medewerking van DOCCO en NOAB. De doelstelling van RGS MKB is RGS meer toegankelijk te maken voor de doelgroep MKB ondernemers en de ondersteunende accountants- en administratiekantoren binnen het MKB. Dat willen we bereiken door onder andere:

• Een selectie te maken uit de vele (ruim 4.700) RGS codes, afgestemd op de beoogde doelgroep (MKB).
• Fouten oplossen en alle betrokken RGS-codes voorzien van relevante documentatie. Zie de inmiddels meer dan 100 boekingsvoorbeelden.
• Zorgen voor een 5-cijferig decimaal rekeningschema.
• Nauwe samenwerking met gebruikers van het RGS.

Het schema moet zodanig duidelijk en eenduidig zijn dat de eindgebruiker met een hoge mate van zekerheid (lees: betrouwbaarheid) gebruik kan maken van RGS MKB.

Betrouwbare basis

Tijdens het RGS MKB overleg op 22 maart 2023 bij AFAS te Leusden is tijdens de presentaties naar voren gekomen dat er een betrouwbare basis moet zijn voor verdere ontwikkeling van RGS in het algemeen en RGS MKB in het bijzonder. Het gaat dan om de mate van betrouwbaarheid (in termen van juistheid en volledigheid) van alle gehanteerde codes in het RGS schema. Al langer valt te constateren dat er onvolkomenheden in het RGS schema aanwezig zijn.

Tot heden wil geen enkele bij SBR betrokken organisatie (zoals NBA, Belastingdienst en het SRA) zijn/haar vingers branden aan een schriftelijke beoordeling van het RGS schema. Er wordt afgedaan met de opmerking dat sprake is van een publiek-, privaatrechtelijke samenwerking. Dat laatste mag natuurlijk nooit leiden tot het verwerpen van verantwoordelijkheid van de individueel betrokken organisaties, hetgeen tot heden wel het geval lijkt.

Voorstel en (herstel)acties
RGS MKB is mede afhankelijk van andere ontwikkelingen en partijen. Daartoe wordt in het eerder genoemde voorstel zoal genoemd:

• Uit te voeren herstelacties door het SBR programma:
  - Nagaan welke rekeningen nog opgenomen zijn als RGS mutaties op niveau 5 en feitelijk thuishoren op niveau 4 rekening.
  - RGS-codes voor woningcorporaties (zo’n 800) uit het standaard RGS schema halen en opnemen als extensie of eigen schema voor woningcorporaties.
  - Invulling geven hoe in het algemeen om te gaan met extensies en branche specifieke rekeningen (staat al open sinds juni 2019).
  - Uitleg geven en boekingsvoorbeelden over de (nog) niet door RGS MKB toegepaste RGS-codes, met name op niveau 4.
  - Het oplossen van alle openstaande punten.
• Juiste implementatie door Leveranciers van boekhoudsoftware:
  - De actuele versie van RGS ondersteunen. Meerdere boekhoudsoftware loopt achter bij de recente versie van RGS. Zo wordt RGS 3.2 uit 2019 nog gebruikt als meest recente versie voor gebruikers. Dan loop je 3 jaar en 883 RGS-codes
  achter bij de recente versie (RGS 3.5). Dit betekent dat je vele nieuwe rekeningen en ook foutherstel niet hebt meegenomen met alle gevolgen van dien voor de eindgebruiker.
  - RGS (MKB) selecties ondersteunen, zodat gebruikers niet met ruim 4.700 RGS codes geconfronteerd worden.
• Uit te voeren acties door de Belastingdienst:
  - Een voor gebruikers leesbare relatie tussen RGS en de IB- en VPB-winstaangifte opleveren.
  - Zorgen voor herstel van de XML Auditfile (XAF). Al meerdere jaren zijn er twee 3.2 versie van de XAF in omloop, met elk een andere implementatie van RGS.
  - Fiscale rekenregels koppelen aan RGS-codes en kenbaar maken aan de markt; een punt dat inmiddels al ruim 10 jaar open staat.
  - De markt voorlichten uit welke RGS-codes de Automatische Winstaangifte (AWA) voor ZZP’ers is opgebouwd met voorbeeldboekingen. 

Complete voorstel
Download het complete voorstel "Hoe verder met RGS MKB: op weg naar een werkbare en toekomstbestendige standaard" (PDF).

Bron: GBNED