Beste Accountant: kunnen jouw klanten zich al abonneren op jou?

GRONINGEN - Alles is in verandering. Zo ook de accountancy wereld. Ondernemers worden autonomer door automatisering en verwachten andere dingen in de dienstverlening van hun partners. Dus ook van jou. En dat is niet alleen een inhoudelijke wens, ook de basis van samenwerken is aan nieuwe behoeften onderhevig. Neem het uurtje-factuurtje-model: verleden tijd.

Wat nu? Abonnementen en producten. Hoe dan? Dat lees je hieronder.

Vergeet uur-factuur, denk in abonnementen

Waarom uur-factuur niet meer werkt? Accountancy is een commodity geworden. Met automatisering kwam ook standaardisering en onderscheidend vermogen is daarmee lastig te bepalen, maar zeker ook lastig uit te dragen. Dat is eigenlijk de eerste stap in het moderniseren van je business. Vind je toegevoegde waarde en breng deze over.

Toch zal dit de urenfacturen niet meer terugbrengen. De moderne ondernemer is op zoek naar kwaliteit tegen een goede prijs en is gericht op efficiency. En, even heel eerlijk: de accountancy zoals van oudsher ingericht blinkt niet uit in efficiency. Om jouw klanten bij te benen en te behouden, zul je daarom je eigen mindset moeten veranderen. Word zo efficiënt mogelijk. En daarom is denken aan standaard producten met een vaste, maandelijkse fee een goed idee. Een abonnement dus.

Het mes snijdt aan twee kanten

Maandelijks een vast bedrag voor een vast pakket dienstverlening. Oftewel: producten. Lean and mean dozen schuiven. Uiteindelijk bespaart het je geld in overhead, ook nog. Als je het goed regelt, tenminste.

Want het is niet alleen om je klant tegemoet te komen, zo’n abonnementsstructuur. Voor jezelf heeft het ook veel voordelen. Je dwingt jezelf er namelijk toe om heel efficiënt te werken. Ben je langer met een klus bezig dan begroot? Dan is dat niet meer door te belasten aan de klant en draag je dat gewoon zelf vanaf nu. En, geloof ons, dan ga je heel scherp kijken naar hoe de tijd binnen je kantoor wordt besteed.

Hoe dan?

Heel simpel. Bepaal eerst waar jij waarde toevoegt. En neem je meest autonome klanten (dus die het meeste zelf doen) in eerste instantie als uitgangspunt. Voor welke dienstverlening zouden zij met liefde betalen?

Voorbeeld: een maandelijkse review van de belangrijkste bedrijfsresultaten zodat er tijdig gestuurd kan worden op kansen en risico’s.

Nu heb je een product. Aan dit product hang je vervolgens een prijs die je best mag baseren op de tijdsinvestering, maar waarbij je ervoor zorgt dat je niet laat zien dat er een urengedachte achterzit. Ofwel: mooie, ronde, toegankelijke bedragen. Het mooiste is om verschillende pakketten aan te gaan bieden, passend bij jouw doelgroepen en bedenk daarbij dat het middelste pakket meestal het vaakst wordt afgenomen.

Kies een looptijd van het abonnement en bij voorkeur geef je de mogelijkheid zo’n abonnement online af te sluiten. Gefeliciteerd: je hebt een abonnementsstructuur gebouwd.

We horen je denken: hoe regel ik dat intern?

Ok, dat was wat kort door de bocht, want een nieuw financieel model voor je business is aan de buitenkant snel klaar, maar vergt veel werk intern. Dat snappen wij. Investeer daarom direct in het begin in een herziene structuur en vooral in het automatiseren van de bijbehorende processen. Want daar pak jij je winst. Een aantal tips:

Automagiseer

Uren registreren blijf je doen, want je wilt wel weten hoe rendabel je bent. Maar het handmatig controleren van urenverantwoordingen voordat er een factuur uit kan? Dat is verleden tijd. De producten en diensten zijn immers gestandaardiseerd en worden tegen vaste tarieven verkocht en gefactureerd. Het mooiste: dat kan ‘automagisch’. Elke maand krijgt jouw klant automatisch een factuur voor zijn abonnement.

Hetzelfde doe je met offertes: leg de rekenmachine maar weg en werk zoveel mogelijk met standaardoffertes. In drie klikken een offerte versturen, binnen een uur na het kennismakingsgesprek: dat klinkt fijn, toch? Ook voor de klant, trouwens. Je laat zien dat je de interne processen perfect op orde hebt. En dat geeft vertrouwen.

Tijd over? Bekijk je salesproces

De tijd die vrij valt omdat je niet meer continu bezig bent met het verwerken van urenregistraties, kun (en moet!) je investeren in het optimaliseren van je salesproces. Breng je klanten in kaart en leer ze beter kennen. Dat zorgt voor meer “haakjes” om ze te verleiden tot het afsluiten of opwaarderen van abonnementen. Ook dit proces automatiseer je zoveel mogelijk. Zorg voor een centraal systeem waar iedereen bij kan en alle informatie is geborgd. Dan kun jij je tijd steken in die zaken die nooit geautomatiseerd kunnen worden: persoonlijk contact.

Evalueer en stel bij of breid uit

Spannende stap om je bedrijfsvoering- en processen zo te veranderen. Een goede evaluatie is daarom essentieel. Zorg ervoor dat je ten alle tijden rapportages kunt maken die laten zien hoe efficiënt je in werkelijkheid bent. Dit geeft aanknopingspunten om tijdig bij te sturen op knelpunten, maar geven je ook inzicht in kansen. Doe dit, helemaal in het begin, met grote regelmaat en je zult zien dat je sneller grip hebt op de nieuwe manier van werken dan je denkt.

Nog niet overtuigd? Lees dit nog even

Verandering is lastig, maar nodig. Het kan zijn dat je bovenstaand verhaal nog niet overtuigend genoeg vindt om aan de slag te gaan. Geeft niks. Misschien dat de volgende twee uitsmijters je net dat zetje kunnen geven:

Psychologisch bij-effect

Het denken in abonnementen en gestandaardiseerde producten heeft namelijk nog meer belangrijke voordelen. Het opknippen van de jaarlijkse fee in kleinere, maandelijkse porties, is psychologisch veel aantrekkelijker voor je klant dan het jaarlijkse schrikmoment van de torenhoge factuur. Facturen worden met meer plezier betaald, helemaal omdat jouw klanten nu ook op regelmatige basis zien wat ze er voor terugkrijgen. Fijn toch?

Financiële stabiliteit

Ook handig: het debiteurenrisico wordt voor jou een stuk kleiner op deze manier en inkomsten zijn door het jaar heen veel meer verspreid. En dat laatste is weer goed voor je liquiditeitspositie! Maar dat hoeven wij jou niet uit te leggen, natuurlijk ;).

Laatste noot: rendement

We noemden het al eerder: het is essentieel om de resultaten goed en blijvend te monitoren. En te sturen op het hoogste rendement.

Waar in de traditionele setting voornamelijk wordt gestuurd op resultaten per individuele klant en er veel focus ligt op afboekingen, gaat het in bovenstaande situatie veel meer over de totale omzet.

Vergeet dus even de individuele contracten en omzetten; kijk naar het grote geheel. De omzet moet in een gezonde verhouding staan tot de directe personeelskosten. Een rendabel kantoor heeft een 50% verhouding directe personeelskosten – omzet. Dat is concreet genoeg om mee te werken, toch?

Waar je dan verder nog op stuurt? En wat je met je tijd moet doen nu er zoveel overhead is weggevallen? Investeren in je klanten. Een hoge klanttevredenheid betekent blije klanten, betekent blijvende klanten, betekent meer klanten. Veel succes :).

Het is minder ingewikkeld dan je denkt. Simplicate heeft de best practice voor een accountantskantoor vastgelegd in een accountancy template. Informeer naar de mogelijkheden, of vraag hier een gratis proefaccount aan.

Meer informatie: www.simplicate.nl/accountancy

088 - 5200 500

support@simplicate.nl

Door: Jorike van Dijken