De btw-maand de baas: 'Als de tandarts hiernaast je werk kan doen, dan doe je iets niet goed'

ZOETERMEER - Sinds enige tijd is BWK Finance de btw-maand de baas én bedienen ze ook nog eens grotere klanten. Met hun ICT-straat hebben ze het standaardwerk in hoge mate geautomatiseerd. Eigenaar Wilko Korving vertelt zijn verhaal.

Waar het begon

Wilko en zijn collega Krijn verlieten PWC ongeveer 15 jaar geleden. Zij wilden zich meer richten op de lokale klant en startten hun eigen administratiekantoor, BWK Administraties. Toendertijd scande het personeel bonnen en facturen nog in. ‘Maar, als de tandarts van hiernaast binnen kan lopen en jouw werk kan doen, dan doe je iets niet goed’, zegt Wilko. Zodoende is Krijn gestart met de automatisering binnen het kantoor. En nu staat er een completere softwarestraat, waarmee het standaardwerk grotendeels is geautomatiseerd.

De boekhouding mag het probleem niet zijn

‘Facturen sturen we door en verwerken we via scan en herken van DizzyData. Verdere verwerking gebeurt in Exact, Audition, Twinfield en Fiscaal Gemak. Het productiewerk moet in één keer doorlopen. Van DizzyData tot aan Fiscaal Gemak. Het liefst neem ik daar geen mensen meer voor aan. Als ik kijk naar onze facturen, dan boeken wij er nog maar 50 van de 500. De rest gaat allemaal automatisch. Ook de belastingaangifte en jaarrekening zijn zo klaar. Je moet de onderkant op orde hebben, want het boekhoudwerk mag het probleem niet zijn. Bedrijven hebben rapportages nodig om te kunnen sturen’, vertelt Wilko.

Hij voegt daaraan toe: ‘Voorheen had ik nog wel eens zoiets van: het is de vijfde van de maand. Zijn er geen mensen ziek? Gaat het allemaal op tijd kloppen? Maar, die paar facturen daar liggen we nu niet meer wakker van’.

Meer facturen, minder werk

Nadat de processen zijn geautomatiseerd en gedigitaliseerd heeft BWK Administraties besloten de focus te verleggen. Van schilders en autorijschoolhouders naar het grotere mkb (100 – 150 man). Het aantal facturen is gegroeid, maar de verwerking is efficiënter. ‘De kleinere klanten behoeven veel aandacht. Zij brachten een ordner met een paar bonnetjes en/of facturen. Daar zat dan een grote verscheidenheid aan crediteuren in. Dit kost veel tijd, terwijl de grotere klanten juist veel repetitieve facturen hebben die volledig automatisch geboekt worden. We focussen ons daarom op de grotere bedrijven die hun administratie willen outsourcen bij ons. De secretaresse stuurt de facturen naar ons door en wij doen de rest. Daarnaast zitten we nu écht naast de ondernemer. Het is veel leuker om controller te zijn en niet meer alleen de boekhouder. Vandaar dat we onze naam ook hebben gewijzigd naar BWK Finance. We helpen bedrijven zich verder te ontwikkelen door te sturen op tussentijdse rapportages’, aldus Wilko.

Garantie voor snelle verwerking

‘Facturen uploaden en verwerken we minstens iedere week. Daarmee zijn we veel vraagposten voor. Ik wil in april niet naar een bon van januari hoeven vragen. De administratie is altijd bij. Voor de btw-aangifte geldt: wie tot en met woensdag aanlevert heeft vrijdag zijn aangifte. We zorgen altijd dat het een paar dagen van tevoren helemaal klaar is, want je wilt voorkomen dat je te laat bent met het inleveren bij de Belastingdienst door bijvoorbeeld een storing’, vertelt Wilko.

‘Om die garantie te kunnen bieden zijn er bepaalde voorwaarden. Ten eerste dat de administratie digitaal wordt aangeleverd. Daarnaast doen klanten zelf de betalingen via het systeem en debiteuren worden vastgelegd in Exact. Anders ga ik het niet doen, omdat ik dan de tijd niet kan garanderen. Ik bepaal de prijs dan ook op basis van wat een administratie mag kosten. Het aantal facturen is niet meer zo spannend. Als het heel veel dezelfde zijn en ze worden digitaal aangeleverd heb ik er geen werk meer aan. Het bespreken en opstellen van de cijfers zit ook in de prijs’.

Wil jij net als BWK Finance de btw-maand de baas zijn? In ons e-book, ‘De btw-maand de baas. Weg met de piekdrukte’, vind je tips voor de lange- en korte termijn. Je download hem via de button hieronder.

DOWNLOAD HET E-BOOK