3 tips voor accountants om piekdrukte te minimaliseren

ROTTERDAM - Last gehad van drukte de afgelopen btw-maand? Dat kan ook anders. Op korte termijn kan je namelijk al een hoop doen om meer rust te creëren voor de komende btw-maand. Gebruik de volgende 3 tips en start vandaag nog met het minimaliseren van piekdrukte!

Tip 1. Innoveer op korte termijn

In de ideale situatie zorgen de juiste IT-innovaties voor de extra stap richting het voorkomen van de piekbelasting en het afnemen van de druk op het personeel. Weerleg de aandacht van de procesmatige en veelal handmatige werkzaamheden naar een volledige focus op het adviseren van de klant. Simpel gezegd, zorg via IT-innovaties voor een constante stroom van facturen. En bij IT-innovaties denk je misschien aan tijdrovende en ingrijpende trajecten. Dit hoeft niet altijd zo te zijn. Denk aan de bankkoppeling. Deze staat in 10 minuten. Of een handige scan-app, waarmee klanten eenvoudig een foto maken van een bonnetje en insturen. Kortom, niet iedere innovatie is een langdurig IT-traject. Kijk wat er wel mogelijk is. Zo maak je het boekhouden in de volgende btw-maand een stuk makkelijker.

Tip 2. Steek de koppen bij elkaar

Last gehad van drukte in het eerste kwartaal? Evalueer samen met het team deze periode. Hoe gaan we er samen voor zorgen dat dit de volgende btw-maand beter verloopt? Werken we wel efficiënt? Gaan we allemaal op de juiste manier om met de software? Hoe is de taakverdeling? Misschien is de een snel en zorgvuldig in het inboeken en is de ander juist snel en goed in het afletteren. Kies er dan voor om de taken anders te verdelen. Zeker als medewerkers doen waar ze goed in zijn, gaat dit het team een hoop tijd besparen in de volgende btw-maand.

Tip 3. Tussentijdse cijfers en controle

Werk jij al met begrotingen? Om te zien of alles klopt? In lijn met de verwachtingen van de klant zijn actuele cijfers nodig.  Je kunt dan per maand bijsturen. Zijn de cijfers niet up-to-date? Dan biedt een begroting weinig houvast. Toch loont het om ook in deze situatie met begrotingen te werken. Je creëert een behoefte bij de ondernemer. Hij ziet bijvoorbeeld dat hij meer inzicht kan krijgen in de liquiditeit van de onderneming. Maar het beeld is vertekend, want de cijfers zijn niet compleet. Samen met de ondernemer bespreek je hoe je een actueel en volledig beeld geeft. Daarbij spreek je af dat de ondernemer zijn documenten tijdig aanlevert. Je kunt jezelf ook enorm helpen door meerdere controlemomenten over het jaar in te plannen. Meestal vind controle pas plaats tijdens de btw-maand. Om er vervolgens achter te komen dat er nog veel boekstukken missen. Nu moet je er keihard voor werken om de boekhouding compleet te krijgen en dat in een korte tijd. Kortom, stress. Bespaar het jezelf en knipt dit grote controlemoment op in meerdere controlemomenten gedurende het kwartaal. Dit alles samen zorg voor een naadloze samenwerking en meer verbondenheid tussen jou als accountant en de ondernemer.

Door een goede samenwerking en een gezonde innovatiedrang zorg je ervoor dat jouw kantoor niet langer wordt geremd door piekdrukte en weer vol kan inzetten op continuïteit en groei! Nieuwsgierig naar meer uitgebreide informatie over het minimaliseren van piekdrukte? In ons e-book: De btw-maand de baas. Weg met de piekdrukte. Lees je meer over:

• Waarom (geautomatiseerde) kantoren last hebben van piekdrukte?
• Hoe jij voor eens en altijd de baas gaat zijn over de btw-maand?
• Waarom het zo belangrijk is om piekdrukte terug te dringen?

DOWNLOAD HET E-BOOK