Van data naar inzicht: het einde van nattevingerwerk

ROTTERDAM - Veel ondernemers zijn gewend om deels vanuit een onderbuikgevoel te werken. Koersen op intuïtie kan ze veel brengen, maar van tijd tot tijd ook voor blinde vlekken zorgen. Door slim gebruik te maken van big data en de nieuwste tools, kunnen accountants hun klanten meer inzicht bieden en zo voor valkuilen behoeden. Maar hoe pak je dat precies aan?

Joël Kingma is Head of Customer Succes bij Comandi. Met dat bedrijf ontwikkelt hij dashboards die data inzichtelijk maken en kunt koppelen aan de Yuki-omgeving. Zo helpt hij accountants om een proactieve adviseur van hun klanten te worden. Die stap kunnen accountants alleen zetten als ze de boekhouding zo efficiënt mogelijk inrichten, weet Joël. “In de praktijk bedienen accountants minimaal veertig klanten per persoon. Het is heel tijdrovend om die elke maand afzonderlijk af te gaan. Zeker het afgelopen jaar met mogelijke omzetverlies door de coronapandemie of consequenties van de NOW-regeling. Dan is het fijn om efficiënt overzicht te hebben via een adviseursdashboard.”

Inzicht op brancheniveau

Vanuit dat adviseursdashboard kunnen accountants hun klanten écht verder helpen. Maar dan is het wel zaak om de data op een manier te visualiseren waar ondernemers wat aan hebben, stelt Joël. Bijvoorbeeld met branchespecifieke rapportages. “Klantspecifieke rapportages zijn vaak erg generiek. Dan heb je wel veel data op een rij, maar zegt het de ondernemer niet meteen wat. We helpen accountants hierbij door ze producten te bieden die echt op brancheniveau inzicht geven.”

Neem bijvoorbeeld de kappersbranche, waar veel ondernemers door de coronamaatregelen een aantal maanden niet konden werken. “Dan ga je als accountant met een paar variabelen aan de slag. Met de cijfers van vorig jaar natuurlijk, de impact van de steunpakketten, misschien een wat lagere huur. Zo kan je analyseren wat er gebeurt als iemand drie maanden niet kan knippen en daarna dezelfde omzet draait als een jaar eerder. Dan komt er misschien wel uit dat je klant nog altijd een klein plusje overhoudt. En dus minder onzekerheid hoeft te ervaren. Dat is veel waard.”

Even schakelen

Joël beseft dat zo’n werkwijze voor accountants wel even schakelen kan zijn. “Accountants zijn natuurlijk gewend om naar het verleden te kijken, naar het afgelopen jaar of kwartaal. Maar het wordt steeds belangrijk om ook een blik op de toekomst te kunnen werpen. En dus de stap te zetten van feitelijke vastlegging naar hypothetische toekomstgerichte cijfers. Een dashboard is daarbij geen doel op zichzelf, maar wel een belangrijk middel. Het helpt je om je dienstverlening naar een hoger niveau te tillen: daar zit je toegevoegde waarde.”

Om die toegevoegde waarde te kunnen bieden, is het volgens hem belangrijk om goede afspraken met klanten te maken. “Als je aan ondernemers vraagt op welke data ze willen sturen, zeggen ze: doe maar op alles. Dat schiet niet op. Je kan wel elke gereden kilometer van chauffeurs ophalen, maar als dat niets met je business te maken heeft is dat onnodig en inefficiënt. Het gaat om de key value drivers: de zaken waar je winst op maakt. Die kan je samen met je klanten boven tafel halen en vervolgens in het dashboard visualiseren.”

Opvallen in een digitale wereld: zo bouw je onderscheidend vermogen

Download het e-book

Real-time dashboarding

Dergelijke principes hebben ze bij financiële dienstverlener ENTRPNR. al stevig omarmd, vertelt oprichter en ceo Steven Lagerwij. “Wij noemen onszelf niet voor niets het meest innovatieve boekhoudkantoor van Nederland. Yuki speelt daarbij een belangrijke rol: ik denk dat wij misschien wel een van de weinige partners zijn die de diensten in de volle breedte gebruiken.” Als belangrijkste toegevoegde waarde voor zijn klanten ziet Steven de real-time dashboarding die ENTRPNR. met behulp van Comandi aanbiedt. Hier bedient het kantoor zo’n 2000 klanten mee.

Aan de online administratie die ENTRPNR. verzorgt, worden onder meer zaken als salarissoftware en kassa-, rooster- en voorraadsystemen gekoppeld. “Wij spreken een markt aan die gebaat is bij real-time dashboarding, zodat ze continu weten waar ze staan met het bedrijf. Denk aan webshops en online business, die constant willen meten wat hun return on investment is. En die ook hun marketing via Google ads en andere social media realtime willen kunnen aanpassen. Er zitten bedrijven bij die meer dan 10.000 transacties per dag doen, hoge volumes tegen lage marges, en dan telt elk dubbeltje.”

In gesprek over data

Steven beaamt hoe belangrijk het is om met ondernemers in gesprek te gaan over het gebruik van data. “Of je nu een eenmansbedrijf hebt of tientallen medewerkers. Als je beslissingen neemt, baseer je je liever op actuele informatie dan op de cijfers van het vorige kwartaal. Realtime inzicht helpt daarbij. Bij basisgegevens als omzet, kosten, rendement en cashflow. Maar ook bij specifiekere zaken”, ziet Steven.

Dan gaat het bijvoorbeeld om data die laat zien waar een onderneming de meeste marge op maakt, of welk marketingkanaal het beste werkt. “Dat voelt misschien vergezocht, maar de data laten bij sommige klanten zien dat adverteren de ene dag via Google beter loopt en de andere dag weer via Facebook. Dat is echt harde data, en als je die aan je inkoop en digitale boekhouding koppelt is dat enorm nuttig. Wij zeggen dan ook wel eens: het nattevingerwerk is helemaal verdwenen.”