'Piekdrukte afvlakken kan alleen als je je werk vooraf goed hebt gedaan.'

Signaleren en vooruitkijken

Mei 2021. Ondanks de positieve ontwikkelingen is er nog steeds onzekerheid over de heropening van de samenleving. De ondernemer lijdt hieronder. Het aanvraagloket voor NOW3.3 is geopend en de Tozo-regelingen zijn nog steeds aan de orde van de dag. Piekdrukte blijkt een relatief begrip.

Mike begint zijn verhaal met een anekdote over een kledingwinkel. Door de sluiting van zijn winkel in de winter heeft hij de wintercollectie tegen kostprijs moeten verkopen. Maar, met de versoepelingen in het vooruitzicht heeft hij besloten een nieuwe lentecollectie aan te schaffen. Een nieuwe tegenvaller volgt. Ook in de lente moet hij dicht blijven. De situatie herhaalt zich. Ondertussen loopt de rekening voor uitgestelde betalingen, zoals de huur, hoog op. De ondernemer werkt zich steeds verder in de schulden.

‘Zeker in deze tijd is het belangrijk dat je signaleert en vooruit kijkt’, zegt Mike. ‘Doe je dat niet? Dan is de kans groot dat de ondernemer tegen beter weten in doormoddert. Van uitgestelde betalingen tot inkoop van nieuwe voorraden. De kosten lopen torenhoog op, terwijl de omzet onzeker blijft. Uiteindelijk kan de ondernemer het écht niet meer betalen. Het gevolg is een faillissement, dat mogelijk in een eerder stadium voorkomen kon worden.’

De piekdrukte de baas

‘Vaak ben je op zulke momenten alleen maar bezig met de productie. Je gaat dan fouten maken. Want, je kunt zaken niet signaleren. Mogelijke risico’s en kansen komen niet aan het licht. Juist daardoor mis je de menselijke maat. Ondernemen is samen zien welke kant het opgaat. Goed of fout. Daar wijs en anticipeer je op.’

Hij voegt daaraan toe: ‘Als je de piekdrukte niet kan afvlakken, dan heb je je werk vooraf niet goed gedaan. Automatiseren is daarom juist een toegevoegde waarde richting de menselijke kant. Daarmee kun je terug naar de basis. Up-to-date cijfers om te signaleren, interpreteren en van daaruit vooruit kijken.’

‘Software geeft toegang tot de kennis, kunde en knowhow om vooruit te kijken. Daarmee is software de key om piekdrukte te vermijden.’

Hoe je er als accountantskantoor voor zorgt dat de piekdrukte afvlakt? Mike deelt 3 tips:

1. Software voor monitoring en signalering

‘Software geeft toegang tot de kennis, kunde en knowhow om vooruit te kijken. Daarmee is software de key om piekdrukte te vermijden. Onze software geeft inzicht in de werkvoorraad en de kwaliteit van de boekhouding. Met behulp van een bankkoppeling monitoren we de betalingen. Zit daar geen factuur bij? Dan nemen we contact op met de klant. Op die manier staan we altijd nauw in contact met de klant. Het helpt ons zaken te signaleren en de boekhouding is up-to-date. Win-win. Als onze klanten hun facturen niet aanleveren is er mogelijk iets aan de hand. Daar kom je alleen achter als je met hen in gesprek gaat.’

2. Investeer tijd in de samenwerking met de ondernemer

‘Hoe minder vragen we van ondernemers krijgen over de administratie, hoe beter. Wij kunnen de administratie dan sneller verwerken. Dat scheelt tijd en kosten. Om die reden investeren wij veel tijd in de samenwerking met de ondernemer. We gaan bij een nieuwe klant vier keer langs om hem de software eigen te maken. Daarvoor betaalt de klant niets, omdat dit uiteindelijk meer oplevert dan dat het kost’, vertelt Mike.

3. Wees duidelijk richting je klanten

Tot slot is het belangrijk dat je duidelijk bent richting je klanten over je werkwijze. Box Accountants & Belastingadviseurs B.V. werkt met een standaard werkwijze. Daarover communiceren zij duidelijk met hun klanten. ‘Wij hebben destijds een andere werkwijze geïntroduceerd: digitaal en geautomatiseerd. Daarbij hebben we de klant gewezen op de voordelen: hij krijgt meer begeleiding en het kost hem niks extra’s. In ruil daarvoor spreken we af dat hij de facturen uiterlijk elke 15e van maand aanlevert. Doet hij dat niet? Dan bellen we er achteraan. Op die manier hebben we extra controle- en contactmomenten.

Kortom, piekdrukte kan je afvlakken. Mike heeft dit onder andere gedaan door productiewerk te automatiseren met software en door tijd te investeren in de samenwerking met klanten. Om je verder te helpen bij het terugdringen van piekdrukte hebben we een e-book geschreven. De btw-maand de baas. Weg met de piekdrukte. In dit e-book delen we nog meer praktische tips, waarmee jij de piekdrukte de baas gaat zijn. Zo lees je in dit e-book meer over:

• Waarom (geautomatiseerde) kantoren last hebben van piekdrukte?
• Hoe jij de baas gaat zijn over piekdrukten in de btw-maanden?
• Waarom het zo belangrijk is om piekdrukte terug te dringen?

DOWNLOAD HET E-BOOK