5 tools die niet mogen ontbreken in het moderne accountantskantoor

Best-of-Breed versus All-in-One

Allereerst zijn er voor het kiezen van slimme tooling twee benaderingen. Namelijk, best of breed en all-in-one. Bij een all-in-one oplossing zijn tools, zoals scan- en herken, automatisch factureren en dashboarding geïntegreerd in één pakket. Bij een best-of-breed oplossing zijn deze programma´s met behulp van een API koppeling verbonden.

Met best of breed ben je niet afhankelijk van één leverancier en de oplossing voorziet je van de beste functionaliteiten op elk deelgebied. Daarentegen wordt een all-in-one vaak als gebruiksvriendelijker ervaren doordat de medewerker maar één keer hoeft in te loggen en één pakket hoeft te kennen.

1. Een tool voor het automatisch verwerken van facturen

Heb je een scan en herken pakket dat data nauwkeurig en snel verwerkt? Dan komt dat het verwerkingsproces ten goede. Scan en herken is bij veel kantoren het startpunt van hun ICT straat, daar vindt de datastroom zijn oorsprong. Data met betrekking tot inkoop- en verkoop facturen dat digitaal aanleveren mogelijk maakt. De software scant en matcht deze gegevens met die uit het boekhoudpakket en doet een boekingsvoorstel. Gegevens zijn daarmee automatisch in het boekhoudpakket verwerkt.

2. Een tool waarmee je de 3-eenheid: Inkoop, verkoop en bank automatiseert

Met slimme tools, waaronder scan-en herken, een bankkoppeling en facturatieprogramma automatiseer je de drie-eenheid: inkoop, verkoop en bank. Deze processen vinden binnen ieder kantoor in de backoffice plaats.

Met een bankkoppeling worden bij- en afschrijvingen automatisch verwerkt in het boekhoudsysteem. Dit levert een financiële administratie op die altijd bij is. Het is niet meer nodig mutaties handmatig te uploaden, hierdoor minimaliseer je de kans op fouten.

Het werken met een facturatieprogramma levert met één druk op de knop een factuur op. De factuur heeft een standaard lay-out met gegevens waar een factuur aan moet voldoen. Een koppeling tussen een facturatieprogramma en het boekhoudpakket zorgt voor een realtime overzicht met alle inkomsten en uitgaven van de ondernemer.

3. Een tool waarin alle data samenkomt

Koppel bovenstaande tools aan je boekhoudpakket of CRM en je hebt een vergaarbak met waardevolle data. Het is het centrale systeem waarin de data van de processen inkoop, verkoop en bank worden verzameld. Het automatiseren van de processen zorgt ervoor dat de data actueel en schoon is. Kortom, de data is klaar om gepresenteerd te worden aan de klant. Bied je hem rechtstreeks toegang tot deze data? Of vertaal je het middels slimme tooling naar je klant?

4. Een tool voor het presenteren van data

Dashboarding helpt jou bij compact en eenvoudig presenteren van data. Data die op een visueel aantrekkelijke manier wordt weergegeven wordt vaak beter gelezen en begrepen. Je gebruikt de data onder andere voor het benchmarken, scenario-analysering en risico-analysering. Voor jouw klant maak je hiermee het verschil.

5. Een tool om informatie uit te wisselen met je klant

Een andere manier om data aan je klant aan te bieden is een klantportal. Hier komen applicaties, data en documenten op één plek bij elkaar. Het vergemakkelijkt de interactie tussen medewerkers en klanten. In een webportal kunnen klanten zelf gegevens aanpassen of documenten toevoegen. Ook de afspraken met een klant zijn vaak geregistreerd in een klantportaal. Nog een voordeel voor jouw klant: hij kan op iedere plek en ieder moment bij de informatie.

Onderstaande afbeelding toont verschillende facetten van het accountantskantoor. Links de back-office, daar wordt data verzameld en verwerkt. Vervolgens wordt de data in de front office (rechts) naar de klant vertaald. (Klik op de afbeelding voor een vergrootte weergave.)

Slimme tooling en een efficiënte backoffice

De manier waarop het accountantskantoor zijn data verzamelt, verwerkt en vertaalt bepaalt straks in grote mate zijn succes. Een efficiënte backoffice met slimme tooling vormt daarvoor het fundament.

Meer lezen over het aanvliegen van accountancy nieuwe stijl middels een efficiënte backoffice? Lees het in ons e-book: Accountancy nieuwe stijl: Zo heb jij de backoffice op orde

DOWNLOAD HET EBOOK