PBCL - Geen gedoe meer met het uitvragen van gegevens

HEEMSKERK - Het uitvragen van gegevens van al je klanten is ieder jaar weer een uitdaging. Je bent onnodig veel tijd kwijt en de kosten kunnen oplopen tot duizenden euro’s aan arbeidsuren. En dan hebben we nog niet eens de gebrekkige veiligheid genoemd. Met PBCL maak je het aanleverproces van gegevens een stuk makkelijker.

De afkorting PBCL staat voor Prepared By Client List, wat kortweg staat voor het online en op gestructureerde en veilige wijze uitvragen van gegevens bij je klanten. Waarschijnlijk maak jij ieder jaar ook vragenlijsten op voor het opvragen van gegevens en documenten bij je klant. Dit doe je op jouw eigen manier en specifiek voor jouw klanten, zoals ook je collega’s dat op hun manier doen en specifiek voor hun klanten.

VELE MANIEREN ZORGEN VOOR EEN ROMMELTJE

Het opvragen van deze gegevens gebeurt doorgaans op vele verschillende manieren. De één heeft een mooie Excel checklist, de ander doet een opsomming in een email en veelal leveren de klanten de gevraagde gegevens aan door het via e-mail naar je toe te sturen, op USB-sticks of soms worden Dropbox, WeTransfer of verschillende gratis of betaalde Cloud-drives gebruikt.

Niets mis mee zou je denken, het is onderdeel van je dienstverlening. Maar niets is minder waar. Door de vele manieren van aanleveren, wordt er onbewust ieder jaar opnieuw heel veel tijd gestoken in het maken en versturen van deze specifieke vragenlijsten. En wat dacht je van hoeveel uren er onbewust verloren gaan door incomplete of gefragmenteerde aanlevering van die gegevens door de klant? Vaak kom je hier pas achter als je met de jaarrekening of aangifte begint en dan kun je al lang niet meer van een efficiënt werkproces spreken.

JE MAAKT HIERDOOR MEER KOSTEN

Het onoverzichtelijke aanleverproces betekent dat je moet schuiven in de planning en ook hier (onbewust) weer veel tijdverlies. Afhankelijk van hoe groot je klantenportefeuille is, kan dit al snel oplopen tot honderden dan wel duizenden euro’s aan uren die verloren gaan. Als je die onnodig extra moet gaan rekenen resulteert dat vaak in minder leuke gesprekken met je klant.

NIET AVG-PROOF

Alsof deze financiële kant al niet erg genoeg is, heb je sinds 25 mei 2018 ook te maken met de AVG-wetgeving. Het aanleveren via e-mail is niet eenvoudig om veilig en AVG-proof in te richten en je zal ook niet de eerste zijn die een USB geheugenstick verliest. Heb je je weleens afgevraagd hoe de security en data privacy eigenlijk geregeld is bij gebruik van oplossingen zoals Dropbox, WeTransfer of andere gratis of betaalde drives? Het gebruik van deze diensten brengt risico’s met zich mee, zoals de AVG-wetgeving.

Bovenstaande is de reden waarom wij al in 2010 de PBCL-gedachte hebben geautomatiseerd. In de loop der jaren hebben we deze geïnnoveerd tot een ware time-saver waarbij je op gestructureerde wijze en volledig veilig en AVG-proof gegevens uitvraagt. Met de PBCL applicatie is het opvragen van gegevens niet per se leuker, maar wel een stuk makkelijker. PBCL is natuurlijk een onderdeel van ons samenwerkingsplatform, maar als je al een klantenportaal hebt dan kan je de PBCL applicatie ook gewoon in combinatie met je eigen portaal gebruiken of zelfs gewoon als een losstaande Cloud-app!

Meer weten over PBCL? Volg dan ons gratis introductie webinar.
In 30 minuten kom je alles te weten over hoe je als accountant optimaal je online werkprocessen inricht en veilig, AVG-proof en servicegericht kunt communiceren met je klant. Schrijf je hier in.

Bron: KING Software - partner AccountancyWorld