Vijf redenen om digitaal te ondertekenen met ValidSign vanuit AuditCase

DEVENTER - AuditCase is een CRM systeem en document managementsysteem (DMS) van CaseWare. Deze software stelt de accountant in staat om het grootste gedeelte van zijn werkzaamheden gestroomlijnd uit te voeren. De combinatie van een CRM systeem en DMS systeem, is vrij uniek omdat je een document vanuit je CRM systeem creëert en het na ondertekening automatisch in je DMS wordt gearchiveerd.

De koppeling tussen AuditCase en ValidSign zorgt ervoor dat ook de laatste stap in het proces van een accountantskantoor digitaal wordt afgerond. Er komen geen printers en papier meer aan te pas. Het gehele proces verloopt digitaal. Maak je gebruik van AuditCase of staat het op de planning om klant te worden maar onderteken je nog steeds op papier? Lees dan hier wat de voordelen zijn van de koppeling met de digitale handtekening van ValidSign.

1. De digitale handtekening zorgt voor een volledig gestroomlijnd proces

Om het gehele proces van een accountantskantoor te digitaliseren was er nog maar één ding nodig. Een koppeling tussen AuditCase en de digitale handtekening van ValidSign. Sinds januari 2019 is deze koppeling te gebruiken door AuditCase-klanten. Dankzij deze naadloze koppeling kan het gehele proces van een accountantskantoor, van het aanmaken van een document tot het interne goedkeuringsproces, de statusinformatie en archivering in één keer worden afgehandeld. Richard Schiphorst, Managing Director bij CaseWare Nederland: “De digitale handtekening van ValidSign was de ontbrekende schakel in onze workflow optimalisatie”.

Het document wordt aangemaakt in AuditCase. De plek van de handtekeningen wordt op dat moment bepaald of is voorafgaand bepaald middels een template. Of het nu gaat om de opdrachtbevestiging, notulen of akkoordverklaring, alle documenten kunnen direct door de accountant ter ondertekening worden aangeboden aan de klant. De klant ontvangt een ondertekenverzoek per mail, waarop volgend hij het document digitaal ondertekend. Moet de accountant ook zijn handtekening op het document zetten? Dat kan! De accountant kan op dezelfde manier als de klant zijn digitale handtekening zetten.  Wanneer de ondertekening is afgerond, wordt de ondertekende versie van het document automatisch op de juiste plek in het DMS van AuditCase geplaatst.

2.  Je ondertekende documenten worden extra beveiligd

De digitale handtekening van ValidSign is volledig rechtsgeldig en doet niet onder voor de natte handtekening.

Tijdens een digitale ondertekening worden er meerdere digitale gegevens verzameld. Zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar, als de tijd en datum van ondertekening worden vastgelegd. Wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet wordt het document verzegeld en blijft de digitale variant onveranderd. Afhankelijk van de wens van de accountant en de bewijslast van de te ondertekenen documenten kunnen extra verificatiemethodes worden toegevoegd zoals een TAN-code via SMS of bankauthenticatie met iDIN.

Een papieren document daarentegen, blijft vaak te lang bij één ondertekenaar liggen of raakt kwijt. De kans ontstaat dat het document wordt ingezien door iemand waarvoor het niet bestemd is.  Met digitaal ondertekenen heb je daar geen last meer van.

3. Documenten worden plaats, tijd- en device onafhankelijk ondertekend

Waar je je ook bevindt, de digitale handtekening oplossing van ValidSign stelt je in staat om documenten waaronder je opdrachtbevestiging, notulen en deponering digitaal te (laten) ondertekenen op ieder moment van de dag vanaf welke locatie dan ook. Gebruik je AuditCase op je desktop dan verzendt en onderteken je je documenten wellicht vanaf daar. Is een klant niet thuis om de ontvangen documenten te ondertekenen? Geen probleem! De klant ondertekent alle documenten gemakkelijk vanaf zijn mobiele telefoon of iPad. Op deze manier wordt het ondertekenproces met wel 80 procent versneld.

4. Volledige compliancy

Naast het waarborgen van de veiligheid van jouw documenten zorgt de koppeling er ook voor dat je dossier volledig op orde is. Je hoeft namelijk niet meer na te denken of een opdrachtbevestiging wel of niet retour is gekomen. Dit is in een oogopslag te zien in het overzichtelijke dashboard. Daarnaast ben je met de communicatie met ValidSign ook zeker dat de organisatie alle contacten in AuditCase opvoert, aangezien dit benodigd is om documenten via ValidSign te versturen. Zo zorg je er dus ook voor dat je CRM gevuld is en bijgehouden wordt.

5. De koppeling is eenvoudig aan te vragen

De koppeling tussen AuditCase en ValidSign is eenvoudig aan te vragen. Een AuditCase-klant met een doorlopend onderhoudscontract zou er bij wijze van dezelfde dag mee kunnen starten.  De AuditCase-klanten die niet onder deze klantengroep vallen, wordt aangeraden een instapovereenkomst bij ValidSign  of  de integratiepartner van de twee partijen, Full Finance Consultants af te sluiten.

Wil je meer informatie over de integratie tussen ValidSign en AuditCase of heb je nog andere vragen? Neem gerust contact op met support@validsign.nl.

Bron: ValidSign - partner AccountancyWorld