Met raad en daad: drie manieren voor passend klantadvies

ROTTERDAM - We weten de boekhouding steeds meer te automatiseren. Dat houdt in dat veel van de standaard backoffice werkzaamheden sneller en eenvoudiger uitgevoerd worden. Voor accountants betekent dat tijdsbesparing en meer ruimte voor adviserende werkzaamheden. Dit is een blijvende trend en ook online lees je vaak over dat adviseren the next big thing is. Maar hoe geef je hier invulling aan? Met andere woorden: wat betekent ‘adviseren’ nu eigenlijk?

Advies: een containerbegrip

Advies is een breed begrip. Het gaat verder dan financiële inzichten en cijfers. Iedere accountant heeft een brede kennis gebaseerd op persoonlijke ervaring, interesses en de toegankelijke middelen om de klant te ondersteunen. Daarom kijkt iedereen op een andere manier tegen adviseren aan en is er niet één type advies dat je aan al je ondernemers kan geven. De ene klant is gebaat bij advies over bepaalde investeringen, de ander is zelfstandiger en vindt een kopje koffie af en toe meer dan genoeg. Niet zo vreemd dus dat wanneer er gestuurd wordt op ‘advies’, dit vrij lastig concreet te maken is.

Eigenlijk is ‘advies’ een containerbegrip en kan de inhoud pas duidelijk worden als je van elke klant weet welke manier van adviseren passend is. Daarin kun je drie niveaus onderscheiden:

• Proactief rapporteren en ondersteunen (laagdrempelig advies)
• Samen komen, doelen bepalen en monitoren (gevorderd advies)
• Intensief samenwerken en uitgebreid advies (intensief advies)

Het uiteindelijke niveau geeft nog geen invulling aan het passende advies, maar biedt wel richtlijnen waarin je je verder kunt specificeren. De daadwerkelijke inhoud stem je af op de persoonlijke behoeftes van de klant en is afhankelijk van de branche. Een goede eerste stap is dan ook om een keer langs te gaan voor een kopje koffie. Laat de klanten zelf vertellen hoe ze ervoor staan en, nog belangrijker, waar hij of zij naartoe wilt met de onderneming. Op basis van deze gesprekken kun je vervolgens bepalen welk type advies het beste zal werken voor de desbetreffende ondernemer en of jouw kantoor alle middelen in huis heeft om dat te faciliteren.

1. Laagdrempelig advies: proactief rapporteren en ondersteunen

Of het nu goed of slecht gaat met een onderneming, advies leidt altijd tot verbeteringen. Een gemakkelijke manier om te beginnen, is om je klanten elke maand of elk kwartaal te voorzien van een rapport met laagdrempelig advies op basis van de cijfers. Denk hierbij aan tips voor optimaal belastingvoordeel of het aanleveren van de benodigde cijfers voor een financieringsaanvraag. Dit is nog weinig sturend, maar hierdoor hoeven je klanten zelf minder vaak de cijfers in te duiken en zien ze aan de hand van het adviesrapport hoe ze verder kunnen groeien.

Wat heb je nodig?
Deze manier van adviseren vereist niet veel verandering binnen het kantoor. Het is vrij gemakkelijk te realiseren met behulp van up-to-date cijfers. Dankzij de automatisering in Yuki beschik je over meest inzichtelijke real-time data. De ideale medewerker is in dit geval een moderne backoffice accountant die aan de ene kant de boekhouding efficiënt verwerkt en aan de andere kant het analytische vermogen heeft om op basis van de cijfers te signaleren. De bevindingen moeten vervolgens vertaald en gecommuniceerd worden naar de klant met behulp van inzichtelijke rapportages.

2. Gevorderd advies: samen komen, doelen bepalen en monitoren

Wanneer de ondernemer een wat complexer vraagstuk heeft, kun je het advies ook uitbreiden. Je denkt intensiever mee over doelstellingen op basis van de cijfers. Neem horecaondernemers bijvoorbeeld. Overleg met hen over hoe je kunt inspelen op de weersomstandigheden aan de hand van verschillende financiële scenario’s. Als dat is uitgedacht, kun je het advies naar een hoger niveau tillen door het gehele traject te monitoren en wanneer nodig weer even op de deur te kloppen bij de klant. Op deze manier probeer je samen met de klant de opgestelde doelstellingen te bereiken. Het inplannen van extra contactmomenten gedurende het traject is dan ook een goede manier om de garantie op succes te vergroten.

Wat heb je nodig?
Dit type advies is sturender en regelmatig samenkomen met de klant is nodig. Naast boekhoudkundige kwaliteiten beschikt de ideale medewerker dus ook over proactieve en sociale vaardigheden. Dat betekent dat het voor een accountant geen probleem is om met de klant online of aan tafel te sparren over de beste koers en passende doelstellingen. De geïntegreerde communicatiemogelijkheden binnen Yuki vergemakkelijken de samenwerking met de klant. Daarnaast is het prettig voor klanten als zij proactief benaderd worden en bij vragen gemakkelijk de weg naar de accountant weten te vinden.

3. Intensief advies: intensief samenwerken en uitgebreid advies

Word de CFO van de ondernemer! Advies is een doorlopend proces. Zeker als je doelstelling is om je klant te helpen groeien. Dat geldt in het bijzonder voor de meest intensieve vorm van adviseren, waarbij nauwe samenwerking met de klant centraal staat. Vooraf bespreek je samen wat belangrijke parameters in de administratie zijn, je maakt een strategie voor de aankomende periode en stelt realistische doelen op. Als accountant zul je met regelmaat de financiële data nauwkeurig moeten analyseren om daar waardevolle inzichten uit te halen om die vervolgens te vertalen naar concreet en toepasbaar advies. Zo kun je de klant regelmatig bijpraten.

Wat heb je nodig?
In dit geval moeten je medewerkers real-time data kunnen interpreteren en vertalen naar waardevolle inzichten voor de klant. Analytisch vermogen, communicatieve vaardigheid en ondernemerschap zijn belangrijke voorbeelden van competenties die hierbij komen kijken. De adviserende rol is daarom niet voor iedereen weggelegd. Door kennis te delen en trainingen te volgen is er veel mogelijk, maar het kan natuurlijk zo zijn dat deze rol niet bij een van je huidige medewerkers past. Wanneer dat het geval is, dan is het goed om het team uit te breiden met een nieuwe medewerker die over de nodige competenties beschikt. Voor de ideale invulling van de intensieve adviesrol gebruik je Yuki in combinatie met Comandi. Met Yuki zijn de cijfers altijd up-to-date en Comandi zorgt voor de vertaalslag met een overzichtelijk dashboard en stuurinformatie.

Is jouw kantoor er klaar voor?

Het geven van advies is af te kaderen, maar de exacte invulling hangt toch echt af van de klantbehoeftes, en de eigen competenties en resources. Bespreek samen met de klant welke manier het beste voor hem of haar werkt en gebruik dat als basis voor personalisatie. Wanneer je een duidelijk beeld hebt van welk type advies het meest gevraagd wordt door jouw klanten, dan kijk je of jouw kantoor de kwaliteiten in huis heeft om dat aan te bieden. Vaak kun je deze kwaliteiten in huis halen door je medewerkers te trainen, maar soms zal het nodig zijn om het team uit te breiden met de juiste personen.

Bron: Yuki - partner AccountancyWorld