De ICT-Straat van Ovendo - financieel maatwerk: "De interne organisatie moet op orde zijn om je klanten goed te kunnen bedienen"

ALPHEN AAN DEN RIJN - Mark van Dongen is samen met compagnon Niels Overeem trotse eigenaar van Ovendo. In 2010 zijn zij Ovendo gestart, simpelweg omdat ze het beter wilden doen dan de rest. De speerpunten van de organisatie zijn transparantie en persoonlijke aandacht. Binnen het kantoor wordt gewerkt met vaste prijsafspraken en modules, zodat klanten precies weten waar ze aan toe zijn. Inmiddels kent het team van Ovendo 13 medewerkers met ieder een specialisme. ”De interne organisatie moet op orde zijn om je klanten goed te kunnen bedienen”, aldus Mark van Dongen, eigenaar van Ovendo. Met behulp van hun ICT-straat kunnen de medewerkers van Ovendo efficiënt samenwerken met de klant.

Organisatiegedreven aanpak

Klanten bij Ovendo kunnen uitsluitend digitaal facturen aanleveren. Deze regel maakt dat administraties sneller verwerkt worden. Hierdoor zijn zij in staat zijn om aanvullende dienstverlening, zoals dashboarding, aan te bieden. Met dashboarding sturen zij hun klanten op cijfers. Volgens Mark wil een goede ondernemer kunnen zien wat er speelt. Wat leveren mijn producten nou op? Mark: “Dashboarding is een toevoeging op onze bestaande producten. De jaarrekening wordt steeds meer een commodity good, dus we moeten meer toegevoegde waarde leveren. Dit kan alleen als de administratie constant up-to-date-is.”

Volgens Mark is de inkoopkant vaak de bottleneck. Daarover zegt hij: “Als klanten op papier aanleveren, dan is de kans groot dat er stukken ontbreken. Het kost extra tijd en moeite om ontbrekende stukken bij de klant op te vragen. Kortom, dat werkt gewoon niet.” Het digitaal aanleveren van facturen biedt voordelen voor zowel de leverancier als de klant. “Wij bellen leveranciers dan ook op met het verzoek facturen digitaal aan te leveren. De leverancier wordt sneller betaald en de klant heeft er geen omkijken meer naar. Als we bij iedere klant een uur efficiënter werken, dan houd je onderaan de streep meer tijd over voor advisering”, aldus Mark.

“Als we bij iedere klant een uur efficiënter werken, dan houd je onderaan de streep meer tijd over voor advisering”, aldus Mark.

Hoe ziet de ICT-straat van Ovendo eruit?

De verwerking voor nieuwe klanten wordt gedaan met een standaard ICT-straat. Dit zorgt voor uniformiteit. De eerste vastlegging gebeurt in AFAS. Mark zegt daarover: “We gaan in gesprek met de klant en de afspraken die daaruit voortkomen worden opgeslagen in ons CRM systeem van AFAS. Daarin zijn ook workflows ingesteld, zodat Iedere medewerker weet welke taken hij/zij moet verrichten.” Met de workflows kunnen zij interne processen goed monitoren.

De klant stuurt zijn facturen rechtstreeks vanuit zijn mailbox naar DizzyData. De klanten hebben ook zelf toegang tot het platform om documenten goed te keuren. De geboekte documenten komen vervolgens in Exact Online terecht. Van hieruit wordt de data in Visionplanner geladen. “Met Visionplanner geven we onze klanten periodiek inzicht. Het doel is om meer contact te hebben met klanten. Hoe meer contact we hebben met onze klanten, hoe meer wij onze dienstverlening kunnen toespitsen op de klant als individu”, aldus Mark. Verder verstrekt Ovendo de jaarrekeningen via Infine en de fiscale aangiften via Afas fiscaal.

“Onze ICT-straat zorgt voor realtime inzicht, wat maakt dat je de klant kan adviseren op basis van up to date informatie.”

Waarom de keuze voor deze ICT-straat?

“Onze ICT-straat zorgt voor realtime inzicht, wat maakt dat je de klant kan adviseren op basis van up to date informatie”, aldus Mark. Ovendo heeft bij de keuze van hun straat gekeken of software koppelbaar is. Mark: “Software moet met elkaar communiceren, dat wil zeggen dat output van het ene pakket automatisch de input is van de volgende schakel in onze straat.” Bij de keuze van software houden ze rekening met de prijs en de kwaliteit. De prijs moet dekkend zijn voor de diensten die Ovendo met dit pakket levert. Om de kwaliteit van een pakket te beoordelen, wordt gekeken naar de mogelijkheden en onmogelijkheden van het pakket. “Wij calculeren hoeveel uur we bezig zijn met het verwerken van een administratie”, zegt Mark.

Met rapportages kan Ovendo monitoren hoe lang een medewerker bezig is geweest met het verwerken van een administratie. Wijkt dit af van de calculatie, dan kan dat meerdere oorzaken hebben. Blijkt het dat de oorzaak bij het pakket ligt, dan gaat Ovendo in overleg met de software leverancier. Moet het pakket verbeterd worden? Of moet de medewerker verder opgeleid worden?

Tot slot zegt Mark: “Een pakket moet gebruiksvriendelijk ingericht zijn, mede omdat klanten zelf ook inloggen. ”Hoewel ze erg tevreden zijn over hun huidige straat, zegt Mark wel: “Het liefst hebben we een all-in-one pakket.” Het voordeel van een all-in-one pakket is dat klanten maar één wachtwoord en gebruikersnaam ontvangen voor alle tools en dat klantgegevens eenmalig worden ingevuld. Echter hebben zij nog geen all-in-one pakket gezien dat voldoet aan hun eisen en gespecialiseerd is in alle tools. Dit maakt dat ze nu het beste van alle software aan elkaar gekoppeld hebben.

“Software moet met elkaar communiceren, dat wil zeggen dat output van het ene pakket automatisch de input is van de volgende schakel in onze straat.”

Welke rol speelt DizzyData in deze ICT-straat?

DizzyData speelt een belangrijke rol in de ICT-straat van Ovendo. “DizzyData is heel belangrijk aan de voorkant. Facturen worden hiermee snel verwerkt, waardoor we realtime bij zijn met administraties.” Hun motto is dan ook: “Alles wat gisteren is gebeurd, moet vandaag in de administratie zitten!”

“Alles wat gisteren is gebeurd, moet vandaag in de administratie zitten!”

Bron: DizzyData - partner AccountancyWorld