De succesformule voor groei: “Met een centrale werkwijze ga je pas echt vliegen”

EDE - Kantoren met meerdere vestigingen zijn vaak op zoek naar een manier hoe ze hun werkwijze kunnen standaardiseren; losstaand, maar bovenal als geheel. Daarbij zijn vooral het vergelijken van de administratie, de klanttevredenheid, automatisering, en het onderling uitwisselen van gegevens belangrijke onderdelen. Deze centrale organisatie levert onder de streep meer op dan enkel efficiëntie; het stelt de kantoren in staat om om zowel apart als collectief de beste adviseur te zijn voor klanten met advies dat hen vooruit helpt.

Het ‘aha-gevoel’

Zo’n overkoepelende werkwijze ziet er voor elke organisatie anders uit. De succesformule van oamkb – een franchise-organisatie voor administratie, accountancy en belastingadvies met tachtig vestigingen – zit in de mogelijkheden die Yuki hun biedt. Pascale Petiet, Tribe Director bij oamkb, legt uit: “Bij ons heerst een cultuur van kennisdeling en dat gaat alleen als je op hetzelfde niveau schakelt. Accountants en klanten krijgen inzicht in de administratie, zijn minder tijd kwijt aan boekhouding, en bereiken een hoge klanttevredenheid. En dat komt juist doordat we onderling die kennis kunnen delen, deze duidelijkheid geeft een ‘aha-gevoel’.”

Tegenwind vs. enthousiasme

Toch is het niet vanzelfsprekend dat kantoren met meerdere vestigingen kiezen voor een centrale werkwijze. Ze lopen vaak tegen de uitdaging aan dat ze het lastig vinden om overkoepelende monitoring neer te zetten. Dat komt veelal door de verschillende manieren van werken in de verschillende software. Meestal komt dat neer op twee verschillende vormen:

• Er is een groep die met pakket A werkt en een groep die liever vasthoudt aan pakket B. Soms is dat omdat dat branche-technisch beter uitkomt, of omdat de kantoren later zijn toegevoegd aan het grotere geheel en hun werkwijze niet willen aanpassen.
• Er is één vestiging die de verwerking van alle andere vestigingen doet, als een soort boekhoudfabriek. Zij communiceren met de relatiebeheerders op de verschillende locaties. Het voordeel is dat de kennis gebundeld is, maar ook weer op dusdanige wijze dat de afstand tot relatiebeheerders groter is.

“De meeste tegenwind krijgen we uit de branches die gewend zijn op een bepaalde manier te werken,” vertelt Pascale, “natuurlijk mogen kantoren aan hun eigen software vasthouden als ze daaraan verknocht zijn, maar wat we vaker zien, is dat wanneer er nieuwe kantoren en klanten aansluiten die openstaan voor vernieuwing, ze heel enthousiast zijn. Dankzij een zesdaagse training, neemt hun administratie ineens een vlucht en is er juist meer tijd voor de klant.”

Vereiste voor groei

Je ziet dat verschillende werkwijzen uitdagingen met zich meebrengen die ondervangen worden door een uniforme aanpak. Stel, iemand of een heel kantoor valt weg, dan gaat er geen kennis verloren. Deze zit namelijk gebundeld in een wijdverbreid systeem. “Als iemand ziek is en er moet waargenomen worden dan kan dat heel eenvoudig. De zaken gaan gewoon door”, vertelt Pascale. “De klant hoeft dan ook niet opnieuw aan te leveren.”

Bovendien kun je over de vestigingen heen de kwaliteit en klanttevredenheid monitoren, en op grotere schaal automatiseren. Dit zijn allemaal voorwaarden die nodig zijn om heldere groeidoelstellingen te bepalen waar centrale data essentieel in is. Verschillende systemen maken vergelijkingen onmogelijk, waardoor verbeteringen moeilijk te realiseren zijn. En dat zit niet alleen de kantoren zelf in de weg, maar ook de ondernemers die dolgraag bediend willen worden door accountants die heldere inzichten bieden en daadwerkelijk tijd hebben voor waardevol advies.

Dezelfde taal

In een ideale situatie installeer je op elke vestiging een projectgroep – met één hoofdgebruiker – die werkt met één pakket, zoals Yuki. Deze projectgroepen hebben regelmatig overleg. Daarnaast is er een hoofdverantwoordelijke voor de gehele organisatie die kan sturen op basis van vergelijkingen tussen vestigingen, de automatiseringsgraad, kwaliteitsmonitor, en klanttevredenheid. Wanneer een bepaalde locatie eruit springt of juist onderpresteert, weet je precies waar je moet zijn voor lessen of optimalisatie. Iedereen spreekt namelijk dezelfde taal en dat scheelt heel wat miscommunicatie.

Pascale: “Bij oamkb werkt het zo dat elk kantoor een eigen subportal in de overkoepelende portal heeft. Daarin kan iedereen z’n eigen klanttevredenheid en automatisering zien per portal. Wij monitoren dat over de vestigingen heen en sturen op het verhogen van de kwaliteit waar nodig.”

Van boekhouden naar automatiseren

De voordelen van een centraal programma zijn duidelijk, maar je kunt meer. “Het inrichten van de administratie in de Yuki software is het halve werk. Als je dat in goed overleg met de klanten en accountants doet, staat de basis en hoef je daar niet meer zoveel aan te doen”, is de ervaring van Pascale. “Om echt te vliegen is het zaak om de slag van boekhouden naar automatiseren te maken. Als je naar de markt kijkt, is Yuki daarin het meest geavanceerd.”

De overgang naar een hoger automatiseringspercentage (oamkb zit op zeventig procent) vereist specifieke kennis. Daarom besteden ze bij oamkb veel tijd aan het opleiden van hun eigen accountants, maar helpen ze ook graag concurrerende kantoren. “Wij delen de kennis die we hebben over het verhogen van de automatisering en klanttevredenheid graag met andere kantoren”, aldus Pascale die aangeeft dat ze de afgelopen tien jaar heel wat tips & tricks hebben verzameld bij verschillende bedrijven. “Uiteindelijk moet je de portalen zo inrichten dat deze realtime lopen, zodat je niet achteraf nog werk hebt. Dat is een klus, maar als dit eenmaal loopt, heb je pas echt tijd over voor klanten. Dan kun je het over het bedrijf hebben in plaats van wat waar geboekt moet worden.”

“We helpen elkaar vooruit”

Jouw uitgangspunt voor groei? Een centrale werkwijze. Uiteindelijk wil je als kantoor in kunnen spelen op de wensen en behoeftes van je klanten. Dat is lastig als de onderlinge communicatie stroef is, je niet vestigingsbreed kunt meten en vergelijken, en je vooral veel tijd kwijt bent aan administratieve boekhoudtaken die dankzij automatisering niet meer handmatig gedaan hoeven worden.

Pascale: “Alles is online ingericht bij oamkb, waardoor een onverwachte crisis als Corona onze bedrijfsvoering nauwelijks beïnvloed heeft. We hebben onderling veel contact, spreken dezelfde taal, delen kennis, werken samen en helpen elkaar vooruit. Maar dat moet je wel op die manier organiseren. Als je Yuki goed weet in te richten, maakt het niet uit of je tien of tachtig vestigingen hebt, dan ga je hoe dan ook vliegen.”

Benieuwd naar hoe Yuki jouw kantoor vooruit kan helpen? We vertellen in een beknopte webinar hoe en waarom onze tool past bij de accountant van de toekomst.

Bron: Yuki - partner AccountancyWorld