Klanten op hoger niveau brengen of meer rendement; wat kies jij?

DELFT - Als ik accountants- en administratiekantoren vraag naar hun bedrijfsmodel, dan hoor ik wisselende geluiden. Nog veel kantoren houden vast aan het traditionele uren maal tarief. Maar er zijn er ook die denken over een abonnementsmodel en vragen me of hun automatisering hierop is voorbereid. Wat de ideale automatisering is voor welk bedrijfsmodel?

Efficiëntie rondom de btw-aangifte

Dat automatisering en robotica het traditionele handmatige werk gaan overnemen, is doorgedrongen bij de meeste accountants- en administratiekantoren. Maar wanneer? Ik merk dat (handmatige) processen op veel kantoren zijn ingericht met het oog op efficiency rondom de btw-aangifte. Als ik vraag naar de reden van deze procedures met veel handmatige taken, dan moet de partner bekennen: ik en mijn boekhoudmedewerkers vinden het lastig, haast een beetje eng om de controle (lees de invoer) over te laten aan een geautomatiseerd systeem. Bovendien zijn we het zo gewend.

Verlaten van comfortzone

Die redenering blijkt koren op de molen van leveranciers van scan- en herkensoftware. Zij begrijpen ook wel dat de accountant niet zo zeer bang is voor de robot, maar wel voor het verlaten van zijn comfortzone. Immers als je jarenlang vrij eenvoudig je brood hebt verdiend met cijfers invoeren en terugkijken, op basis van een uurtarief, is het doodeng om over te stappen op een abonnementsmodel. Je verdient pas geld met abonnementen als er significant minder werk meer komt kijken aan de verwerking.

Daarna kan je veel meer klanten bedienen met hetzelfde aantal mensen. Een andere optie is je toeleggen op relevante adviezen richting nichegroepen. Zo worden zij een betere ondernemer. Veel accountantskantoren willen de klanttevredenheid vergroten. Toch stellen zij veranderingen het liefst zo lang mogelijk uit, want veranderen zit bij weinig medewerkers binnen de comfortzone.

Bloeiende niche

Veel leveranciers hebben hun scan- en herkensoftware zo ontwikkeld dat deze prima past in de comfortzone van het traditionele kantoor. Daar waar de gedachte eerst was dat scan- en herkensoftware een tijdelijke oplossing zou zijn, is die nu uitgegroeid tot een bloeiende niche met meer dan twintig aanbieders. Iedere aanbieder vindt zichzelf de beste of heeft de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Gebreken en sterke punten

Wat mij betreft heeft iedereen gelijk. Er bestaat geen standaardkantoor, dus er is geen ultieme standaard scan- en herkenoplossing. Iedere oplossing heeft namelijk zijn gebreken en sterke punten. Er zijn mooie oplossingen in de markt waarbij de medewerker bijna het gevoel heeft de facturen handmatig in te voeren, maar waarbij je via kopiëren en plakken alle relevante velden van de factuur overneemt in het boekingsscherm. Ideaal voor de boekhouder die al jaren hetzelfde werk doet en iedere factuur stuk voor stuk controleert en corrigeert. Hij/zij kan hetzelfde blijven doen alleen werkt het prettiger omdat het bonnetje bij het boekstuk zit.

Echter, voor de relatiebeheerder/partner/eigenaar spelen meer zaken een rol. Die kijken naar het totale plaatje: ze willen klanten beter digitaal gemak en tijdige, relevante inzichten geven. Dan heb je een oplossing nodig die geen handmatig werk meer vereist, waardoor transacties dagelijks automatisch bij zijn. Gevolg is wel dat je oude gewoontes moet loslaten.

Advies over steunmaatregelingen

Je krijgt er een hoop voor terug, zoals actuele data waarop je klanten kan adviseren over onder meer hun toekomstige cashflow. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met het bedrijf als de Coronacrisis nog weken aanhoudt en de omzet halveert? Nu snap ik ook wel dat niemand dat helemaal kan voorspelen, maar zijn de cijfers actueel dan krijg je wel een beter beeld. Zo kan je een onderbouwde motivatie geven richting de overheid voor mogelijke steunmaatregelen voor je klant. Dat is toegevoegde waarde richting je klant leveren. Vanuit dit oogpunt hebben we onze oplossing ontwikkeld.

No hands accounting

Die oplossing is onderdeel van het concept No hands accounting. Dat werkt als volgt: je klanten verstrekken hun bonnen en facturen digitaal via Mijn[Kantoor] in de browser en in de app. De robot boekt deze transacties, waarna iedere ochtend de banktransacties in het systeem terecht komen. Voor 9.00 uur zijn ze automatisch afgeletterd of geboekt. Zijn er ontbrekende bonnen en facturen dan krijgt de klant hiervan een vraag via de software; daar hoef je de klant dus niet om te vragen. Hierdoor bespaar je tijd raakt de ondernemer niet geïrriteerd als je weken later om ontbrekende bonnetjes vraagt. Vraagposten stel je op dezelfde manier aan de klant. De dialoog wordt bij de boeking opgeslagen.Wist je dat je ook na de btw-aangifte de boekingen kunt verbeteren, zonder dat er tijdsdruk ontstaat? De robot leert van deze veranderingen, waardoor het de volgende keer gelijk goed gaat.

Bankapp

Als ik het no hands accounting concept uitleg dan hoor ik dikwijls: ja maar, de klant heeft toch zijn bankapp waardoor hij realtime inzicht heeft in de financiën? Klopt maar Mijn[Kantoor] geeft niet alleen inzicht in de bankrekening, maar je klant kan er ook facturen goedkeuren voor betaling en  gelijk -met een klik- de betaling doen vanuit dezelfde oplossing. Dat scheelt veel werk. Eventueel kan de klant er ook mee factureren en aanmanen. Hij heeft hierdoor een veel beter zicht op zijn cashflow dan alleen de bankapp.

60% efficiëntiewinst

De vraag is nu; wil je echt meer efficiency en hogere tevredenheid of wil je medewerkers doorgaan zoals je altijd deed? Aan jou de keuze. Wat je ook kiest, er is software die je keuze ondersteunt.Wist je dat kantoren die kiezen voor efficiency en klanttevredenheid na korte tijd en goede inrichting tot wel 60% efficiëntiewinst ervaren? En dan heb ik nog niet over meer tevredenheid. Deze kantoren werken gelukkig wel met een abonnementenmodel anders is er geen financiële winst voor het kantoor.  

Net zoals Exact zijn jullie ook geen filantropische instelling. Kortom No hands accounting in combinatie met uren maal tarief is geen lekkere combinatie, want dan schiet je twee keer in je eigen voet. Ondanks dat ik geen ervaringsdeskundige ben, lijkt me dat geen lekker gevoel.

Meer weten over No hands accounting om je efficiëntie en je klanttevredenheid te vergroten?

Ontdek of No hands accounting iets is voor jouw kantoor

Door: Martin van Vliet

Martin heeft al meer dan 25 jaar ervaring in de accountancymarkt en werkt sinds 2015 bij Exact. In de rol van Senior Commercial Product Manager legt hij verbinding tussen automatisering, branchepartijen, overheden, (app)partners binnen de accountancywereld. Martins ongetemde enthousiasme siert hem en hij staat altijd open voor dialoog!

Bron: Exact - partner AccountancyWorld