De reden dat je elke jaarrekening weer achter de feiten aan loopt (en de oplossing)

HEEMSKERK - Klantcontact is een belangrijk onderdeel van het werk van de accountant. Met name tijdens het voorbereiden en samenstellen van de jaarrekening is het contact tussen de accountant en de klant intensiever dan ooit. Het opvragen van de nodige documenten is een tijdrovende klus, waar meestal vele telefoontjes en e-mailtjes bij komen kijken. Het is onderdeel van je werk als accountant. Maar hoeft dat wel zo te zijn?

Vele wegen leiden naar chaos

De meeste accountants hebben veel verschillende type klanten. De één komt eens per kwartaal langs met een doos vol bonnetjes of een USB-stick, de ander stuurt mooie Excel lijstjes als e-mailbijlage of een Google Drive link. De vele manieren waarop klanten data aanleveren zijn niet van belang, zolang de documenten maar tijdig op het bureau van de accountant terecht komen. Toch?

Tijd is geld

Onbewust wordt zo iedere keer dat er documenten uitgewisseld worden veel tijd gestoken in het ontvangen en verwerken ervan. Ook raken bestanden makkelijk zoek door de gefragmenteerde aanlevering. Soms kom je er pas tijdens het verwerken achter dat niet alles compleet is en begin je weer van vooraf aan. Op deze manier kost het uitwisselen van bestanden de accountant (en de klant) veel tijd, waardoor de kosten oplopen.

Veiligheid voorop

Alsof dat nog niet vervelend genoeg is komt daar het risico van onveilig bestanden uitwisselen bovenop. Sinds de nieuwe AVG-wetgeving weten we allemaal hoe belangrijk het is om klantdata te beveiligen. Niet alleen om hoge boetes te voorkomen, maar vooral om jouw klanten te beschermen. Als accountant heb je tenslotte toegang tot gevoelige financiële informatie van jouw klanten. Privacy gevoelige gegevens uitwisselen via e-mail is nooit een goed idee geweest en je zult niet de eerste zijn die een USB-stick kwijt raakt.

Hulp is onderweg

Komen bovenstaande situaties je bekend voor en ben je nieuwsgierig naar hoe het anders kan? Dan is het de hoogste tijd om met ons in gesprek te gaan. Wij introduceren namelijk een oplossing die accountantskantoren helpt om alle documentstromen op één plek te digitaliseren. Van 17 september t/m 3 oktober vind je ons op negen verschillende locaties in het land tijdens MUIS Software on Tour. Tijdens de tour presenteren we nieuwe functionaliteiten die het verschil maken in de samenwerking met jouw klanten. Bekijk alle info en bestel jouw ticket(s) via muis.nl/tour.

Een tipje van de sluier: nooit meer heen en weer bellen of mailen voor het opvragen van bestanden en AVG-proof communiceren met jouw klanten. Zo kun jij je als accountant focussen op belangrijkere zaken voor jouw klanten, zoals de jaarrekening zelf en het maken van financiële rapportages.

Bron: MUIS Software - partner AccountancyWorld