“Wanneer een accountant nu nog werkt met een natte handtekening, heeft hij het nog niet begrepen”

RIJNSBURG - Onlangs schreef het NRC een artikel over de te hoge werkdruk bij accountants. Doordat jonge accountants dit ervaren, keren ze het vak de rug toe met als gevolg dat er nu te weinig accountants zijn, zo schrijft de krant. Hoe kan dit voorkomen worden? Efficiënt werken met de juiste tools is de sleutel en dit beaamt ook Wilbert Star, partner bij Van Wezel Accountants en Adviseurs. Voor zijn accountantskantoor geldt dit echter niet. De afgelopen tien jaar is het kantoor enorm gegroeid en heeft inmiddels tachtig mensen in dienst. Volgens Star heeft dit vooral te maken met de mentaliteit van de medewerkers van dit kantoor en het gebruik van beschikbare automatiseringstools. In 2012 is Van Wezel Accountants en Adviseurs na een implementatieperiode officieel gestart met het gebruik van Hyarchis Document Management via Unit4. Wilbert Star vertelt over zijn ervaringen met de software van Hyarchis.

De uitdaging van Van Wezel Accountants en Adviseurs

Van Wezel Accountants en Adviseurs was in 2011 op zoek naar een document management systeem: “Sinds ik me kan herinneren zijn wij een Unit4-kantoor. Via Unit4 zijn we met Hyarchis in contact gekomen”, vertelt Star. De reden dat Star met het accountantskantoor een nieuw DMS wilde hebben, was omdat de verkenner structuur waar ze eerder mee werkten niet meer voldeed. “We vinden het belangrijk om structuur te hebben in onze dossiers en daarnaast moeten documenten goed opgeslagen worden en weer snel beschikbaar zijn. We merkten dat de verkenner structuur die we hadden erg traag was, met als gevolg dat we niet efficiënt genoeg konden werken. En juist die efficiëntie onderscheidt ons van andere kantoren.”

Hyarchis en Van Wezel Accountants en Adviseurs

Inmiddels gebruikt het accountantskantoor van Wilbert Star Hyarchis Document Management (HDM) via Unit4 dat HDM aanbiedt onder de naam Document Manager: “Door de jaren heen kunnen we wel stellen dat we fan zijn geworden van de oplossing van Hyarchis. De implementatie van de software ging goed. Het inregelen verliep zeer snel, waardoor we ook vlot aan de slag konden. Alles wat we in de verkenner structuur misten, hebben we nu met HDM wel. Bestanden zijn snel gevonden en alle documenten zijn netjes geordend. Onze medewerkers zijn gewend om met dit systeem te werken en iedereen doet dit op zijn eigen manier. HDM is veelzijdig en vormt voor ons een stukje basis van alle automatisering.” Van Wezel Accountants en Adviseurs focust zich continu op groei en hierin speelt automatisering een belangrijke rol. “Onze interne processen zijn op orde, waardoor we ons volledig naar buiten kunnen richten. De snelle beschikbaarheid en deelbaarheid van documenten is daarbij essentieel.’’

Altijd en overal beschikbaar

Innovatie, klantgerichtheid en efficiëntie zijn drie zaken die bij Van Wezel Accountants en Adviseurs hoog in het vaandel staan. De klant moet in alle gevallen centraal staan en het liefst werken ze met de nieuwste devices en technologieën. Omdat DMS ook op de iPad beschikbaar moest zijn, hebben we contact gehad met software developers bij Hyarchis zelf en toen is het contact met Hyarchis voor het eerst gelegd. Later wilden we documenten uit de DMS online beschikbaar stellen aan klanten in samenwerking met een gelieerd bedrijf en Hyarchis is toen een portal over de software heen gebouwd. Hierdoor is heel intensief samengewerkt met het development team van Hyarchis en is er een goede relatie ontstaan. Als ik de samenwerking een cijfer mag geven, wordt het een 8”, aldus Star.

Digitale handtekening

Accountantskantoren werken steeds meer digitaal en daar is Van Wezel Accountants en Adviseurs een mooi voorbeeld van. Het enige wat bij hen nog ontbrak was de mogelijkheid om documenten digitaal te (laten) ondertekenen. “Klanten krijgen veel documenten van ons die ondertekend moeten worden. Voor ons en ook onze klanten is het ontzettend waardevol wanneer deze documenten snel en eenvoudig online getekend kunnen worden. Via Hyarchis zijn we bij ValidSign terecht gekomen en vorig jaar hebben we een eerste succesvolle pilot gedraaid. Sinds augustus dit jaar maken alle medewerkers en klanten gebruik van de digitale handtekening van ValidSign in HDM. Documenten worden via het portal beschikbaar gesteld aan de klant ter ondertekening. Na ondertekening staan deze ook direct op de juiste plek in ons portal en krijgen we een bevestiging als de klant heeft getekend. Dit geeft ons overzicht en hoeven we niet continu zelf de systemen te raadplegen. Zowel onze collega’s als onze klanten zijn erg blij met de implementatie. We zijn een kantoor dat graag werkt met de technologische mogelijkheden van nu en daar past digitaal ondertekenen natuurlijk ook bij. Wanneer je nu nog met de ‘natte handtekening’ werkt, heb je het volgens mij nog niet helemaal begrepen”, glimlacht Star.

De toekomst

Van Wezel Accountants en Adviseurs is blij met de functionaliteiten die de software te bieden heeft en kijkt uit naar de toekomst: “Wij willen graag relevant blijven door continu te innoveren en aan de wensen van de klant te blijven voldoen. Ook Hyarchis spreekt deze ambitie uit en wat dat betreft zijn we een zeer goede match. Bovendien is de software stabiel en betrouwbaar en dat maakt dat onze medewerkers hun werk goed kunnen uitvoeren. Wanneer Hyarchis haar ambities blijft uitspreken en waarmaken, weet ik zeker dat die 8 een 9 wordt!”

Bron: Hyarchis - partner AccountancyWorld