Een gemiste kans! ICT moet namelijk ondersteunen in de gehele bedrijfsvoering en niet alleen als deeloplossing fungeren. Op die manier werk je namelijk efficiënter en sneller, creëer je ruimte voor medewerkers om andere werkzaamheden te doen en krijgen klanten de aandacht die ze verdienen. Klinkt goed, maar hoe pak je dit nu aan? In 3 stappen leg ik je uit hoe je jezelf klaarstoomt voor het begin van de échte digitale revolutie:
Stap 1
Het werk van de accountant bestaat uit verschillende vakgebieden. Per vakgebied zijn er verschillende applicaties mogelijk die ondersteunen bij de processen. Software leveranciers bieden per vakgebied een vergelijkbare oplossing, die op bepaalde punten afwijken of onderscheidend zijn. Belangrijk is om de oplossing te kiezen die bij de strategie past die je hebt gekozen:
Laat ik als voorbeeld Scan & Herken oplossingen nemen. In deze categorie zijn zeer veel mogelijkheden, bijvoorbeeld: Blue10, Trifact365, Basecone, Lyanthe en Dizzydata. Hoe weet je nu als accountant welke je moet kiezen? Dat wordt een stuk eenvoudiger als je dit doet op basis van je strategie. Is je strategie je richten op handelsbedrijven die graag hun inkoopfacturen uitgesplitst per regel willen matchen? Kies dan voor Blue10 die dit ondersteunt. Is je strategie een maatschappelijk verantwoord kantoor te zijn dan kun je vraagtekens zetten bij outsourcing naar lage lonen landen, zoals bij Lyanthe. Richt je je op massaverwerking en wil je een hoge herkenningsgraad, dan is de relatief goedkope oplossing met een hoge herkenningsgraad van Trifact365 wellicht de oplossing voor jou.
Leveranciers zijn uiteraard bereid om samen met kantoren hierover te sparren, maar een onafhankelijke specialist kan hierin ook uitkomst bieden. Indien je alle vak applicaties en deeloplossingen samen met een specialist nagaat, ontstaat er uiteindelijk een voor jullie kantoor perfecte combinatie.
Stap 2
De tweede stap is onlosmakelijk verbonden met de eerste stap: zorg ervoor dat vak applicaties en deeloplossingen met elkaar kunnen "praten". Dit betekent niet per se dat integraties en koppelingen direct beschikbaar moeten zijn, maar wel dat de oplossingen die je kiest "open" staan hiervoor.
Door het kiezen van oplossingen die kunnen koppelen, via API's, webservices of eventueel op basis van CSV/XML kies je voor toekomstbestendigheid en flexibiliteit. Ga na welke koppelingen er al zijn en welke er nog ontwikkeld (moeten) worden. Praat met je leveranciers over de mogelijkheden om de integraties (stap voor stap) mogelijk te maken.
Stap 3
Nadat je hebt gekozen voor de juiste oplossingen en je weet welke integraties je hebt en wilt hebben is het tijd voor de laatste stap. Deze stap is het integreren van alle vak applicaties en deeloplossingen in een platform dat alle gebruikers ondersteunt in hun dagelijks werk. Met alle gebruikers bedoel ik niet alleen de gebruikers op het accountantskantoor, maar ook de klanten, eventuele derden zoals specialisten die je inhuurt en in de (nabije) toekomst zelfs de uitvragende partijen als banken en KvK.
Dankzij de integratie van alle vak applicaties en deeloplossingen krijg je een totaalbeeld van de klanten. Workflows kunnen worden gevoed met informatie uit de verschillende bronnen. Taken worden uitgezet bij de juiste mensen en ook klanten worden in het proces betrokken. Op die manier weet iedereen precies wanneer ze wat moeten doen of aanleveren. Bovendien wordt alles centraal vastgelegd in het bijbehorende dossier.
Ben je na deze 3 stappen klaar en kun je achterover leunen? Uiteraard niet, maar het zorgt er wel voor dat je klaar bent voor stap 4. Welke stap dat is? Met ontwikkelingen als Blockchain, AI en verregaande robotisering kan ik hierover één ding met zekerheid zeggen: "it's one small step for man, one giant leap for mankind."
Wil je weten wat het Accountancy platform van Hyarchis voor jullie kantoor kan betekenen? Neem dan gerust contact op via: m.tersteege@hyarchis.com of 06-15140268
Door Mark ter Steege (Hyarchis) - Helpt accountants bij de digitale transformatie van hun kantoor
Praat mee
Heeft u al een account? Dan kunt u
Inloggen
Heeft u nog geen account? Maak dan een account aan