Trends in de accountancy: AVG, hoge werkdruk, collectieve verloningen…

BUNNIK - Trends in de accountancy. Consultant Cindy Gaube heeft gewerkt op de salarisadministratie van verschillende accountants- en administratiekantoren. Wij gingen met haar in gesprek over ontwikkelingen die zij bij elke opdrachtgever tegenkomt en zetten deze op een rij.

AVG

Inmiddels hoeven we niet meer uit te leggen wat de AVG inhoud en wat organisaties hiervoor moeten doen. Ook voor accountants- en administratiekantoren geldt dat verwerkersovereenkomsten getekend moeten worden. Met name de fiscale afdelingen zijn daar mee bezig. Een aandachtpunt bij de AVG is: waar ligt de verantwoordelijkheid van de gegevensverwerking, bijvoorbeeld als het gaat om contracten met de pensioenfondsen of verzekeraars. Het is wel belangrijk om hierover na te denken en de verantwoording vast te leggen.

Van administrateur naar adviseur

Deze ontwikkeling is inmiddels heel duidelijk zichtbaar in de accountancy. Echter, veel kantoren worstelen nog met de praktische uitvoering. Systemen kunnen steeds meer werkzaamheden overnemen en automatiseren. Ook kunnen klanten tegenwoordig zelf muteren in de systemen, waardoor de administrateur dit niet meer hoeft te doen. Toch zal het vak van administrateur altijd blijven bestaan. De focus komt alleen ergens anders liggen, namelijk op controle en adviestaken.

Wel moet de administrateur de tijd krijgen om ook advieswerkzaamheden uit te voeren, prioriteit één is natuurlijk het betalen van de lonen. Daarnaast beschikt niet iedere administrateur over de juiste competenties om ook een goede adviseur te zijn. Kritisch kijken naar de bezetting en de processen op de afdeling kunnen daarbij helpen. Veel kantoren kiezen er bewust voor om een onderscheid te maken tussen advies en administratie. Dit wordt gedaan om mensen in te zetten op werkzaamheden waar hun competenties het beste bij aansluiten.

Verdeling van de werkdruk

Bij veel organisaties merk je dat de werkverdeling op de afdeling salarisadministratie door de maand heen niet goed verdeeld is. Uiteraard zal er altijd een piekmoment zijn. De meeste klanten willen het salaris namelijk betalen tussen de 15^e en de 25^e van de maand. In die 2 weken is het erg druk en de overige weken is het bij wijze van spreken ‘duimen draaien’. Het efficiënter inrichten van de processen kan bijdragen aan een goede werkverdeling. Wellicht kan een administrateur adviestaken overnemen of zijn er klanten die eerder of later kunnen en willen verlonen. Het kan een kantoor winst opleveren om deze processen onder de loep te nemen.

Collectieve verloning

Steeds meer systemen kunnen automatisch verlonen. Dit scheelt een kantoor een hele hoop tijd. Van te voren stel je in wanneer je wilt dat de lonen verwerkt worden en welke groepen klanten collectief verwerkt kunnen worden. Belangrijk is om oog te houden voor (cao)mutaties en controle. Elk kantoor staat er anders voor met betrekking tot collectieve verloningen, op sommige plekken staat het nog in de kinderschoenen en op andere kantoren is het volledig geïntegreerd.

Digitale dossiervorming

Hoe worden afspraken met klanten vastgelegd? Hoe houd je de dossiers digitaal up-to-date? Werkt iedereen op dezelfde manier en documenteert iedereen op dezelfde manier? Het is belangrijk om hier goede afspraken over te maken. Stel dat een collega jouw werk (langdurig) moet overnemen in verband met ziekte of verlof, dan is het, zowel voor de klant als voor je collega, prettig dat afspraken duidelijk zijn vastgelegd. Op veel salarisafdelingen merk je dat afspraken en informatie over de klant op verschillende manieren worden bijgehouden. Bijvoorbeeld digitaal maar ook op papier in ordners of in het hoofd van de salarisadministrateur zelf. Er is geen duidelijk beleid óf het beleid wordt niet gehandhaafd.

Rouleren van klanten

Om bovenstaand punt te handhaven kan het rouleren van klanten een oplossing zijn. Door deze werkwijze te hanteren wordt men gedwongen om afspraken goed vast te leggen en  wordt het vastleggen van gegevens routine. In de praktijk zie je dat er wel de ambitie is om dit te doen, maar dat het uiteindelijk niet lukt om dit in de praktijk te brengen.

Herkenbaar?

Herken je bovenstaande trends en ontwikkelingen? Zijn er nog andere belangrijke ontwikkeling die je ziet in de markt? En wil je een keer sparren over één of meerdere van deze onderwerpen? Neem dan contact op met Quoratio of een van onze consultants.