Efficiënter werken dankzij actuele stuurinformatie

"Als accountant wil je je klanten zo goed mogelijk adviseren. Dan moet je zelf ook kunnen vertrouwen op de cijfers van je eigen organisatie."

Volgens Arjen van Koeveringe, Accountant-Administratieconsulent (AA) bij EDR Advies & Accountancy begint dat met inzicht. In de financiële administratie, maar ook in de uren die medewerkers schrijven, de voortgang van opdrachten en de prestaties van klanten. Door processen slimmer in te richten en gebruik te maken van geïntegreerde bedrijfssoftware, kreeg het accountantskantoor meer grip op de dagelijkse praktijk en ontstond er ruimte voor betere dienstverlening.

Die ontwikkeling is herkenbaar voor veel accountantskantoren. Klanten verwachten steeds sneller antwoord, wet- en regelgeving verandert continu en de rol van de accountant verschuift steeds meer richting adviseur. Dat vraagt om efficiënte processen en actuele stuurinformatie.

Urenregistratie als fundament

Veel accountants zien urenregistratie nog vooral als een middel om facturen op te stellen. Volgens Arjen gaat de waarde veel verder dan dat. Bij EDR vormt de urenregistratie de basis voor managementinformatie, nacalculaties en het monitoren van de voortgang van opdrachten.

"Willen we goed werk verrichten voor onze klanten, dan moet ons eigen systeem ook goed zijn. De geregistreerde uren bieden een snel inzicht in de bestede werkzaamheden."

Door alle gewerkte uren centraal vast te leggen, ontstaat een betrouwbaar beeld van de tijdsbesteding per klant en opdracht. Dat maakt het eenvoudiger om te beoordelen of abonnementen nog aansluiten bij de werkelijkheid en waar eventueel moet worden bijgestuurd.

Slimmer factureren levert direct tijd op

Binnen kantoren bestaat de facturatie uit een combinatie van vaste abonnementen en aanvullende werkzaamheden op nacalculatie. Wanneer gegevens handmatig moeten worden verzameld, kost dat veel tijd en neemt de kans op fouten toe.

Door deze processen zoveel mogelijk te automatiseren, verloopt facturatie een stuk efficiënter. Periodieke facturen kunnen automatisch worden voorbereid, terwijl geschreven uren direct worden gekoppeld aan de juiste opdracht. Medewerkers hoeven vervolgens alleen nog een laatste controle uit te voeren.

Volgens Arjen levert dat dagelijks voordeel op.

"Het automatisch genereren van facturen bespaart veel tijd. Dankzij de koppeling met onze boekhouding worden de juiste gegevens direct verwerkt."

De tijd die hierdoor vrijkomt, kan worden besteed aan werkzaamheden waar accountants daadwerkelijk waarde toevoegen: adviseren, analyseren en meedenken met ondernemers.

Sturen op actuele managementinformatie

Naast tijdswinst levert geïntegreerde bedrijfssoftware vooral beter inzicht op. Door gegevens uit urenregistratie, projecten en facturatie samen te brengen, beschikt het management continu over actuele stuurinformatie.

Bij EDR wordt die informatie gebruikt om de voortgang van opdrachten te volgen, rendementen te analyseren en capaciteit beter te plannen. Ook nacalculaties verlopen eenvoudiger, waardoor het kantoor scherper kan sturen op prijsafspraken en dienstverlening. Daarnaast biedt de software inzicht in HR-processen, zoals verlofregistratie en tijd-voor-tijd. Medewerkers hebben zelf inzicht in hun saldo's en leidinggevenden beoordelen aanvragen sneller.

Maak duidelijke afspraken

Nieuwe software implementeren blijft voor veel organisaties een spannend traject. Toch hoeft een overstap volgens Arjen niet ingewikkeld te zijn, mits processen vooraf goed worden ingericht en gebruikers voldoende begeleiding krijgen.

"Het was even wennen, maar de implementatie verliep soepel."

Volgens hem zit de grootste winst niet alleen in de software zelf, maar ook in de manier waarop organisaties ermee leren werken. Door processen regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen, groeit de toegevoegde waarde na verloop van tijd steeds verder.

Van administratie naar stuurinformatie

Waar urenregistratie vroeger vooral noodzakelijk was voor de factuur, is het tegenwoordig een belangrijk instrument om de eigen organisatie te sturen. Actuele gegevens geven inzicht in productiviteit, rendement en capaciteit, waardoor accountantskantoren sneller beslissingen kunnen nemen en beter kunnen inspelen op ontwikkelingen.

Arjen ziet dat dagelijks terug in de praktijk.

"Je weet precies wat er gebeurt en kunt daardoor snel schakelen. De kans op fouten is minimaal en de automatisering levert veel tijdwinst op."

Voor accountantskantoren die hun adviesrol verder willen versterken, ligt daar misschien wel de grootste winst. Minder tijd besteden aan administratieve processen betekent meer ruimte voor persoonlijk contact, strategisch advies en het ondersteunen van ondernemers bij hun groei.

Software voor accountants

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld