Hoe houd je grip op Stripe payouts in Exact Online?

Stripe is voor veel organisaties een belangrijk onderdeel van het betaalproces. Van webshops en SaaS-bedrijven tot dienstverleners: dagelijks worden betalingen verwerkt, terugbetalingen uitgevoerd en uitbetalingen ontvangen.

Al deze transacties moeten correct worden verwerkt in de financiële administratie. Naarmate het aantal betalingen toeneemt, groeit ook de behoefte aan overzicht en efficiëntie.

Met ZioSync koppel je Stripe aan je boekhouding in Exact Online en kies je voor slimme automatisering van je administratie.

De administratieve werkelijkheid achter Stripe uitbetalingen

Stripe werkt met payouts, ook wel uitbetalingsbestanden. Dit betekent dat alle transacties van een specifieke periode worden gebundeld en in één keer worden uitbetaald. Als Stripe gebruiker kun je ervoor kiezen om dagelijks, wekelijks of maandelijks een uitbetaling te laten doen.

Doordat payouts doorgaans bestaan uit tientallen of zelfs honderden afzonderlijke transacties, en ook transactiekosten, refunds en chargebacks worden meegenomen in de geldstroom, kan het lastig zijn om overzicht te houden.

Voor ondernemers en accountants betekent dit dat ontvangen bedragen moeten worden herleid naar de onderliggende transacties. Ook het boeken van Stripe fees en het matchen van betalingen aan openstaande posten zijn hier onderdeel van.

Zonder automatisering leidt dit vaak tot extra controles, handmatig uitzoekwerk en een grotere kans op verschillen tussen de betaalprovider en de financiële administratie.

Stripe transacties automatisch verwerkt in Exact Online

De Stripe – Exact Online koppeling van ZioSync synchroniseert transacties automatisch naar de boekhouding. De gebundelde betalingen vanuit Stripe worden vergeleken met de openstaande posten in Exact Online, en vervolgens gematcht. Daarnaast kunnen refunds en chargebacks automatisch worden verwerkt, zodat de administratie een compleet beeld geeft van alle financiën vanuit Stripe.

Automatisch afletteren van openstaande posten

Een belangrijk onderdeel van het administratieve proces is het afletteren van openstaande posten. Hierbij worden ontvangen betalingen gekoppeld aan de juiste facturen of transacties, zodat direct zichtbaar is welke posten zijn voldaan.

In een omgeving met veel online betalingen kan dit proces aanzienlijk tijd kosten. Zeker wanneer uitbetalingen bestaan uit meerdere transacties en bedragen niet één-op-één overeenkomen met afzonderlijke facturen.

De Stripe koppeling van ZioSync kan transacties automatisch matchen met openstaande posten in Exact Online op basis van een gekozen referentie. Wanneer een volledige match wordt gevonden, worden boekingen automatisch verwerkt. Hierdoor verloopt het afletterproces sneller en blijft de boekhouding actueel.

Inzicht in fees, refunds en chargebacks

Naast de betalingen zelf spelen ook Stripe kosten een belangrijke rol in de administratie. Verwerkingskosten, terugbetalingen en chargebacks moeten correct worden verwerkt om een betrouwbaar financieel overzicht te behouden.

Binnen de koppeling kunnen afzonderlijke grootboekrekeningen worden toegewezen aan onder meer betaalkosten, refunds, chargebacks en betalingsverschillen. Hierdoor worden deze posten automatisch op de juiste plek verwerkt binnen Exact Online.

Dat zorgt niet alleen voor een nauwkeuriger administratie, maar maakt ook rapportages en financiële analyses eenvoudiger.

Meer tijd voor analyse en advies

Naarmate organisaties meer online betalingen verwerken, neemt de administratieve complexiteit toe. Het verwerken van transacties, het boeken van fees en het afletteren van openstaande posten zijn processen die veel tijd kunnen vragen wanneer ze handmatig worden uitgevoerd.

Door Stripe en Exact Online met elkaar te verbinden via ZioSync worden deze werkzaamheden grotendeels geautomatiseerd. Transacties worden gesynchroniseerd, openstaande posten automatisch gematcht en uitbetalingen inzichtelijk verwerkt binnen de administratie.

Het resultaat: een financieel proces dat minder handmatige handelingen vereist, sneller inzicht biedt in betaalstromen en zowel ondernemers als accountants meer tijd geeft voor werkzaamheden die daadwerkelijk waarde toevoegen.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld