Help je klanten om te voldoen aan de WPM

De rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) zorgt sinds de invoering voor flink wat vragen bij werkgevers. Welke gegevens horen in de rapportage? Welke medewerkers tellen mee? Hoe verloopt registratie van woon-werkverkeer? Weet waar je alle data vandaag moet halen en je hebt de helft van het werk gedaan. Voor je accountants- of administratiekantoor ontstaat hiermee een interessante adviesrol. Want hoewel de regeling officieel draait om mobiliteit en CO₂-uitstoot, raakt de uitvoering direct de administratie en HR-processen.

Wat houdt de WPM precies in?

De WPM verplicht grotere werkgevers om jaarlijks gegevens aan te leveren over zakelijke mobiliteit en woon-werkverkeer van medewerkers. De regeling komt voort uit het Klimaatakkoord en richt zich op vermindering van CO₂-uitstoot. Werkgevers rapporteren onder andere:

·       Totaal aantal kilometers;

·       Vervoersmiddelen;

·       Brandstoftypes;

·       Zakelijke ritten;

·       Woon-werkverkeer.

De rapportage verloopt via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Oorspronkelijk gold de verplichting voor organisaties vanaf 100 medewerkers. Inmiddels bestaan plannen om de grens vanaf 2026 te verhogen naar 250 medewerkers.

Waarom accountantskantoren hier een sleutelrol spelen

Veel werkgevers onderschatten de impact van de WPM. Mobiliteitsgegevens zitten namelijk verspreid over meerdere systemen. Denk maar aan HR-software, leaseadministraties, declaraties en tankpassen, OV-gegevens, Excel-bestanden en salarissoftware. Juist jouw kantoor over ervaring met datastromen, controles en rapportageprocessen. Daardoor ontstaat vanzelf een adviesrol richting klanten en geef je antwoord op de vragen:

·       Welke medewerkers tellen mee?

·       Welke ritten vallen onder woon-werkverkeer?

·       Hoe verloopt registratie van hybride werken?

·       Welke onderbouwing verwacht de RVO?

·       Hoe blijven gegevens controleerbaar?

Voor klanten voelt de WPM vaak als extra administratieve druk. Voor accountantskantoren biedt het juist kansen om processen slimmer in te richten.

De grootste uitdaging: betrouwbare data

In theorie klinkt de WPM overzichtelijk. In de praktijk blijkt dat veel organisaties nauwelijks inzicht hebben in actuele mobiliteitsdata. Vooral hybride werken maakt registratie ingewikkelder. Medewerkers reizen niet meer volgens vaste patronen. Sommige collega’s werken 3 dagen thuis, anderen reizen afwisselend met auto, fiets of OV. Daardoor ontstaan risico’s, zoals onvolledige registraties, foutieve kilometerstanden en ontbrekende onderbouwing. Daarom groeit het belang van centrale registratie en geïntegreerde systemen.

Van losse Excel-bestanden naar actueel inzicht

Handmatige oplossingen zoals Excel-bestanden, losse enquêtes en maandelijkse inventarisaties vormen vaak de eerste stap. Op korte termijn werkt dat misschien voldoende, maar schaalbaarheid ontbreekt vrijwel direct. Zeker bij grotere werkgevers ontstaat snel een wirwar aan bestanden, uitzonderingen en correcties. Slimmere organisaties kiezen daarom steeds vaker voor:

·       Geïntegreerde urenregistratie;

·       Automatische kilometerregistratie;

·       Koppelingen met HR-systemen;

·       Declaratieverwerking;

·       Dashboards met actueel inzicht.

WPM raakt meer dan alleen duurzaamheid

Hoewel de regeling draait om CO₂-reductie, raakt de WPM veel bredere bedrijfsprocessen. Mobiliteitsdata zegt namelijk ook iets over huisvestingskosten, de personeelsplanning, het leasebeleid en bijvoorbeeld thuiswerkregelingen. Zo groeit mobiliteit steeds meer uit tot managementinformatie. Sommige organisaties gebruiken de inzichten inmiddels voor de optimalisatie van reiskosten en verduurzaming van wagenparken. De WPM vormt daarmee een kans om processen slimmer te organiseren.

Welke advieskansen ontstaan voor accountantskantoren?

Voor accountants en administratiekantoren ontstaan meerdere adviesmogelijkheden:

1. Inrichting van processen

Klanten hebben behoefte aan duidelijke workflows rondom registratie, controles en rapportages.

2. Datakwaliteit verbeteren

Organisaties beschikken over versnipperde gegevens. Accountants helpen bij structurering en controle.

3. Dashboarding en rapportages

Directies vragen steeds vaker om actuele inzichten in mobiliteit en kosten.

4. Compliance en audittrail

Controleerbaarheid blijft essentieel. Zeker wanneer regelgeving verder aanscherpt.

5. Strategisch advies

Mobiliteit raakt inmiddels HR, finance én duurzaamheid. Daardoor groeit de adviesrol vanzelf mee.

WPM als startpunt voor modernisering

De WPM zorgt voor versnelling van digitalisering; werkgevers ontdekken ineens hoeveel processen nog handmatig verlopen. Declaraties, kilometerregistraties en mobiliteitsdata blijken vaak verspreid en arbeidsintensief. Voor je kantoor ligt daar een enorme kans. Vooral als gids richting efficiëntere processen, actuele stuurinformatie en geïntegreerde data. Dat maakt het verschil tussen alleen rapporteren en grip krijgen op mobiliteit.

Software voor accountants

Met onze modulaire en flexibele software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.

Bron: Yoobi - partner AccountancyWorld