Geautomatiseerd creditcard transacties verwerken in Exact Online met ZioSync

Zakelijke creditcards zijn niet meer weg te denken uit moderne organisaties. Van software-abonnementen en advertentiekosten tot hotelovernachtingen en online aankopen: steeds meer zakelijke uitgaven lopen via creditcards. Dat biedt flexibiliteit, maar brengt administratief ook uitdagingen met zich mee.

Verwerk je creditcardtransacties nog handmatig in je boekhouding in Exact Online? Met de CSV import & match koppeling van ZioSync automatiseer je dit proces volledig. 

Handmatige verwerking zorgt voor vertraging en fouten

In de praktijk kost het verwerken van creditcardtransacties vaak meer tijd dan vooraf gedacht. Bestanden downloaden, transacties controleren, regels aanpassen, boekingen matchen en vervolgens handmatig importeren in de boekhouding: deze repetitieve taken zijn foutgevoelig en vragen veel capaciteit van finance teams en accountants. Zeker bij meerdere creditcards, administraties of grote transactievolumes neemt dit veel tijd in beslag.

Automatisch creditcard transacties verwerken met ZioSync

Met de CSV import & match koppeling van ZioSync wordt dit proces geautomatiseerd. De koppeling is ontwikkeld voor Exact Online en maakt het mogelijk om bank- en creditcardtransacties automatisch te importeren, matchen en boeken.

Gebruikers uploaden eenvoudig een CSV-, Excel- of txt-bestand vanuit bijvoorbeeld American Express, Visa, Mastercard of een bankomgeving. Vervolgens leest ZioSync de transacties automatisch uit en verwerkt deze direct in Exact Online. Daarbij kunnen vaste boekingsregels worden ingesteld, zodat transacties automatisch op de juiste grootboekrekening terechtkomen.

Denk bijvoorbeeld aan:

·       Software-abonnementen automatisch boeken op softwarekosten

·       Hotelovernachtingen direct verwerken onder reis- en verblijfskosten

·       Advertentiekosten automatisch toewijzen aan marketingkosten

·       Terugkerende leveranciers automatisch herkennen

Door dit proces te automatiseren, ontstaat er een consistenter boekhoudproces met minder handmatige controles.

Waarom kiezen voor een ZioSync koppeling? 

De koppeling met Exact Online is geschikt voor zowel ondernemers als accountantskantoren die meerdere administraties beheren. Transacties van alle banken en creditcardmaatschappijen die werken met CSV-, Excel- of txt-bestanden kunnen geüpload worden via ZioSync. Bovendien kan de integratie uitgebreid worden met aanvullende functionaliteiten, zoals het verwerken van historische transacties.

Dit zorgt ervoor dat:

·       Transacties automatisch op de juiste grootboekrekening terechtkomen

·       Openstaande posten automatisch gematcht worden

·       Financiële inzichten altijd actueel zijn

·       Extra controlewerk en correcties achteraf niet meer nodig zijn

Minder handmatig werk voor accountants

Voor accountantskantoren levert deze automatisering directe efficiëntiewinst op. Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan repetitieve invoerwerkzaamheden en correcties achteraf. Bovendien blijven administraties actueler doordat transacties sneller verwerkt worden.

Een bijkomend voordeel is de consistentie binnen administraties. Wanneer boekingsregels eenmaal zijn ingericht, worden vergelijkbare transacties consequent op dezelfde manier verwerkt. Dat maakt controles eenvoudiger en verkleint de kans op verschillen tussen boekingsperiodes.

Ook voor klanten ontstaat meer gemak. Declaraties en creditcarduitgaven hoeven niet meer handmatig overgetypt of afzonderlijk verwerkt te worden voordat ze zichtbaar zijn in Exact Online. Hierdoor hebben klanten beter inzicht in de administratie. 

Schaalbaar en eenvoudig in gebruik

De CSV import & match koppeling van ZioSync is eenvoudig in gebruik en binnen een paar stappen in te stellen. Gebruikers koppelen hun Exact Online administratie, uploaden een bestand en stellen eenmalig de gewenste regels en voorkeuren in. Daarna kunnen nieuwe bestanden met dezelfde structuur automatisch verwerkt worden.

Meerdere administraties met creditcardbetalingen automatiseren? Je kunt zoveel bestanden uploaden en verwerken als je wilt, waardoor de koppeling schaalbaar is en kan meegroeien met je onderneming. 

Automatisering binnen Exact Online

De ontwikkeling van de CSV import & match koppeling sluit aan op een bredere trend binnen accountancy: het verder automatiseren van financiële processen. Waar handmatige invoer jarenlang de standaard was, verwachten ondernemers en accountants tegenwoordig realtime inzicht en een administratie die grotendeels automatisch verloopt.

Met oplossingen zoals ZioSync kunnen accountantskantoren efficiënter werken, sneller opschalen en tegelijkertijd de kwaliteit van administraties verbeteren. Vooral bij creditcardtransacties, waar standaard bankkoppelingen vaak ontbreken, biedt automatisering een praktische oplossing voor een tijdrovend proces.

Bron: ZioSync - partner AccountancyWorld