Het Nederlandse softwarebedrijf Qwoater introduceert de eerste Document Hub voor accountants. CEO Ernesto Lopez Vega: “De huidige documentopslag in accountantskantoren is omslachtig, tijdrovend en niet meer van deze tijd. De Document Hub is de nieuwe generatie DMS, die deze problemen oplost en ook in deze dynamische tijd meebeweegt met het huidige applicatielandschap en de documentprocessen.”
Traditionele documentopslag
Accountantskantoren werken vaak met een generiek Document Management Systeem (DMS) voor documentopslag. Dit is echter niet specifiek ingericht op de processen en werkwijze van de accountant. Lopez Vega: “In de praktijk zie je dat een DMS de dynamiek binnen een accountantskantoor niet kan bijbenen, waardoor documenten alsnog overal worden opgeslagen. De doelstelling van het DMS wordt daarmee niet behaald en er wordt niet efficiënt gewerkt. Maar ook beveiliging en compliance zijn zeer lastig te realiseren.”
Efficiënter werken
Accountants zijn vaak onnodig veel tijd kwijt aan het zoeken van documenten. Het personeelstekort waar de branche mee kampt, helpt daar niet bij. “Het is belangrijker dan ooit om efficiënter te gaan werken, maar we zien hierin nog grote gaten vallen als het gaat om documentmanagement. Collega’s die niet aan dezelfde versie van een document werken, veel heen en weer mailen of verschillende applicaties moeten doorzoeken om een document te vinden. Dat moest anders, vonden wij. Een slimme cloudoplossing biedt die mogelijkheid”, aldus Lopez Vega.
Over de Document Hub
Samen met zijn team ontwikkelde Lopez Vega daarom een alternatief voor het traditionele DMS. De Document Hub is de eerste in zijn soort in Nederland. “In tegenstelling tot een traditioneel DMS, is de Document Hub een cloudbased oplossing. Met één druk op de knop maak je gebruik van een centrale documentenopslag voor alle klantdocumenten. Deze is vooraf al ingericht voor het proces van de accountant en ook het onderhoud is in ons eigen beheer. Accountants hoeven dus geen lange trajecten van installatie en onderhoud meer te doorstaan.”
Meer vrijheid en flexibiliteit
“Vanuit elke applicatie heb je eenvoudig toegang tot deze documenten, die nooit meer versnipperd opgeslagen staan. En wil een kantoor switchen van applicatie? Dan ‘klik’ je de Document Hub gewoon los en weer vast aan je nieuwe applicatie. Zo blijven je dossiers altijd op dezelfde plek staan en ben je af van ingewikkelde migraties. Dat geeft veel meer vrijheid en flexibiliteit in het applicatielandschap. Als bijkomend voordeel kunnen accountants zo werken met minder personeel en is de veiligheid van documenten direct gewaarborgd.”
Over Qwoater
Lopez Vega en zijn team zetten zich vanuit hun kantoor in Tilburg al bijna tien jaar in voor betere documentopslag in de accountancy. De systemen en processen hier omheen moeten efficiënter, sneller en veiliger. Daar streven zij naar door slimme SaaS-oplossingen aan te bieden. Hiermee onderscheiden zij zich van het traditionele DMS, dat meestal on-premise draait of web-enabled is, maar niet alle mogelijkheden van de cloud toepast. Meer informatie over Qwoater en de Document Hub vind je op www.qwoater.nl.
Bron: Qwoater - partner AccountancyWorld